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Was glauben Sie ist das meist behandelte Thema in meinen Coachings mit Führungskräften? Neben dem Selbstmanagement der Führungskraft sind es schwierige Mitarbeiter.

Schwierige Mitarbeiter:
Quelle: www.bigstock.de

Häufig sind es nur ein oder zwei Mitarbeiter aus dem Team, die als schwierig eingestuft werden. Aber was bedeutet das eigentlich: schwierig? Was zeichnet einen schwierigen Mitarbeiter aus?

Von den Chefs gibt es da dann eine Vielzahl von Antworten, z.B.: Der schwierige Mitarbeiter tut nicht das, was man von ihm will. Er ist demotiviert, er bringt keine Ergebnisse, er ist faul, frech, er intrigiert oder er verbreitet schlechte Stimmung.

Die eigene Einschätzung

Nun, all das ist die Einschätzung des Chefs. So wirkt der Mitarbeiter, seine Ergebnisse oder sein Verhalten auf ihn. Also erst mal ist dies seine persönliche Meinung über den Mitarbeiter. Es ist die Sicht des Chefs.

Prinzipiell gilt – nicht nur im Beruflichen – Wenn Sie jemanden als schwierig empfinden, hat das vor allem mit Ihnen selbst zu tun.

Das soll nicht heißen, dass Sie sich deshalb immer ändern müssen oder es nur an Ihnen liegt. Aber es ist zumindest günstig, sich als Erstes zu hinterfragen und genau zu analysieren, was Sie stört und warum Sie glauben, dass der Mitarbeiter schwierig ist.

Stellen Sie sich die richtigen Fragen!

Stellen Sie sich also Fragen wie:

• Was genau stört mich an dem Mitarbeiter?
• Wann stört es mich?
• Ist es sein Verhalten? Beispielsweise die Art, wie er kommuniziert, wie er mit Ihnen, mit Kollegen oder mit Kunden umgeht?
• Oder bringt er nicht die geforderte Leistung?
• Erreicht er nicht die geforderten Ziele? Hält er sich nicht an Regeln?
• Tritt sein Fehlverhalten immer auf oder nur in bestimmten Situationen?

Eine Aussage wie

„Der Mitarbeiter ist frech.“

ist sehr allgemein. Das gilt es schon näher zu hinterfragen.

Setzen Sie sich deshalb in Ruhe hin und schreiben Sie in einem solchen Fall detailliert auf, was Sie stört, warum es Sie stört und wann es auftritt. Beschreiben Sie so spezifisch wie möglich und benennen Sie präzise Beispiele.

• Wann hat sich der Mitarbeiter frech verhalten?
• Wem gegenüber?
• Wie äußert sich diese Frechheit genau?
• Glauben Sie, dass andere dieses Verhalten ebenfalls als frech bezeichnen würden?
• Gibt es einen Auslöser dafür?
• Welchen Grund könnte es für das Verhalten geben?

All diese Fragen helfen Ihnen dabei, ob und wie Sie auf das störende Verhalten reagieren können oder sollten.

Ich möchte Ihnen heute einige Typen von schwierigen Mitarbeitern vorstellen und Ihnen Tipps geben, wie Sie erfolgreich mit ihnen umgehen – ohne dass Sie die Nerven verlieren, frustriert sind oder sogar vor der Zusammenarbeit mit dem schwierigen Mitarbeiter zurückschrecken.

Der schwierige Mitarbeiter, der ständig anderer Meinung ist!          

Manchmal haben Sie jemanden in Ihrer Mannschaft, der alles oder zumindest vieles, was Sie vorschlagen oder vertreten, in Frage stellt. Es ist der Mitarbeiter, der häufig eine Gegenposition zu Ihnen einnimmt.

Sie stellen die neue Strategie A vor und er hinterfragt, nimmt Ihre Strategie auseinander und fragt, warum denn nicht Strategie B eingeschlagen wird.

In der positiven Ausprägung dieses Typs haben wir es eigentlich nicht mit einem schwierigen sondern mit einem anstrengenden Mitarbeiter zu tun. Er ist ein sehr wertvoller Mitarbeiter.

Ja, er ist anderer Meinung wie Sie. Vielleicht ist er sogar vorlaut und vielleicht vertritt er seine Meinung sogar in einer Art, die Sie manchmal als unpassend oder anmaßend empfinden. Kurz gesagt: Es ist anstrengend mit ihm.

Anstrengend bedeutet nicht unbedingt schwierig!

Aber er ist engagiert und motiviert. Er ist überzeugt von seiner Meinung und deswegen hält er mit seiner Meinung nicht hinter dem Berg. Er traut sich die Gegenposition einzunehmen, auch wenn er alleine da steht – auch gegenüber dem Chef, also Ihnen. Er traut sich Contra zu geben, weil er überzeugt ist, dass dies der Sache dient.

Einen solchen Mitarbeiter zu haben, mag anstrengend oder nervig sein, ist aber wertvoll. Sie wollen doch nicht von Ja-Sagern umgeben sein, oder? Seien Sie dankbar für solche Mitarbeiter, die Ihnen den Spiegel vor halten und für Sie als Korrektiv dienen können.

Schwierig wird es dann, wenn dieser Mitarbeiter nicht versteht, wann Schluss ist, wann er akzeptieren muss, dass Sie eine Entscheidung gefällt haben.

Wann wird ein anstrengender zu einem schwierigen Mitarbeiter?

Schwierig wird es dann, wenn Sie nun seine Unterstützung brauchen und einfordern, beispielsweise für Ihre Strategie A, obwohl er Strategie B befürwortet hat. Wie er sich nun verhält, macht den Unterschied, ob er im positiven Sinne anstrengend oder im negativen Sinne schwierig ist.

Die negative Ausprägung dieses Typs besteht dann nämlich auf weiterer Diskussion – bis hin zum uneinsichtigen Gegenargumentieren. Er akzeptiert partout nicht Ihre Letztentscheidung.

Er versteht nicht oder er akzeptiert nicht Ihre Rolle in der Hierarchie. Häufig will er sich nicht zu etwas – aus seiner Sicht – Falschem zwingen lassen. Er ist ein anstrengender Mitarbeiter, der aus dem Ruder läuft.

So reagieren Sie richtig:

Einem solchen Mitarbeiter sollten Sie klar machen, dass Sie sein Engagement, seine Meinung und seine Argumente schätzen. Sie sollten ihn bitten auch weiterhin offen in der Gruppe Gegenposition zu Ihnen einzunehmen, allerdings nur solange bis Sie entschieden haben.

Sprechen Sie mit ihm und verdeutlichen Sie ihm: Es gibt eine Zeit der Diskussion, der Entscheidungsfindung und eine Zeit nach der Entscheidung.

Wenn Sie als Chef diskutiert haben, die Argumente Ihrer Mitarbeiter gehört haben, sich so eine umfassende Meinung gebildet haben und dann entscheiden, dann dürfen Sie erwarten, dass der Mitarbeiter Ihre Entscheidung akzeptiert. Sie können erwarten, dass er Ihre Entscheidung respektiert und nicht torpediert, z.B. indem er sie vor anderen ständig wieder in Frage stellt und so Ihre Autorität untergräbt.

Sie haben die Rolle des Chefs inne und haben die Letztentscheidung. Schließlich müssen Sie auch dafür gerade stehen und die Verantwortung übernehmen.

Der Mitarbeiter mit fehlender Kritikfähigkeit

Der Typ 2 des schwierigen Mitarbeiters zeichnet sich dadurch aus, dass er jegliche Kritik an seiner Person zurückweist. Wenn etwas schief läuft ist immer jemand anders schuld. Selbst wenn dieser Mitarbeiter ganz offensichtlich einen Fehler gemacht hat, negiert er diesen mit Worten wie:

„Ja, da ist was falsch gelaufen, aber das ist nicht meine Schuld, weil…“

Er weist jegliche Schuld von sich. Selbst wenn seine Kollegen oder Sie ihn auch nur sehr zurückhaltend kritisieren, tut er so, als ob diese Kritik völlig ungerechtfertigt wäre und sie ein Angriff auf seine Person darstellt.

Hinter dieser fehlenden Kritikfähigkeit steckt in der Regel Angst und ein geringes Selbstwertgefühl.

Wie gehen Sie nun mit einem solchen Mitarbeiter um?

Wenn Sie bei ihm etwas erreichen wollen – nämlich Einsicht – dann müssen Sie sich so verhalten, dass er keine Angst hat vor Ihnen. Sie müssen darauf achten, dass Sie sein geringes Selbstwertgefühl nicht angreifen, weil sonst macht er automatisch zu. Vermeiden Sie möglichst alles, was sein Selbstwertgefühl unnötig untergraben könnte.

Gerade bei einem Mitarbeiter mit fehlender Kritikfähigkeit ist es ganz wichtig, dass Sie die Feedbackregeln hundertprozentig beachten. Das bedeutet nicht, dass Sie ihn nicht kritisieren sollen – aber bei ihm kommt es sehr darauf an, wie Sie konstruktives Feedback geben.

Tun Sie es nie in der Öffentlichkeit. Vermeiden Sie ihn vor anderen bloß zu stellen. Äußern Sie Kritik ausschließlich unter 4 Augen.

Zeigen Sie ihm, dass Sie seine Person und seine Arbeit wertschätzen. Erklären Sie ihm, dass Fehler gemacht werden dürfen.

Sagen Sie ihm aber auch, dass es entscheidend ist, für die eigenen Fehler einzustehen, die Verantwortung zu übernehmen und daraus zu lernen – und dass Sie von ihm erwarten, darüber nachzudenken.

Es geht um Vertrauen!

All das bringt aber nichts, wenn er Ihnen nicht vertraut. Nur dann haben Sie die Chance, dass er sich Ihre Kritik nicht nur anhört, sondern auch darüber nachdenkt und vielleicht mit der Zeit dazu kommt, auch mal fehlerhaftes Verhalten zuzugeben.

Sie merken schon an meiner Formulierung: Das braucht Zeit. Die Einsicht wie auch die Verhaltensveränderung.

Warum? Nun, zum Einen müssen Sie erst mal das Vertrauen Ihres Mitarbeiters bekommen. Sie kommen sonst gar nicht an ihn ran. Er hört Ihnen nicht wirklich zu, weil er sich Ihnen gegenüber in einer Verteidigungsposition befindet. Die gibt er nur auf, wenn er Vertrauen in Sie hat.

Und zum Zweiten braucht es Zeit, sich selbst zu reflektieren und den Mut zu fassen, auch mal eigene kleine Fehler zu zugeben. Wenn er merkt, dass Fehler zu zugeben nicht automatisch zu negativen Konsequenzen führt, dann haben Sie eine gute Chance, dass er mit der Zeit sein Verhalten ändert und kritikfähiger wird.

Der resignierte Mitarbeiter

Ich habe ein bestimmtes Bild im Kopf, wenn ich an diesen Typ von schwierigem Mitarbeiter denke. Das ist jemand, der auf jede Veränderung oder jede neue Idee in der gleichen Art und Weise reagiert: Er verschränkt die Arme, lehnt sich in seinem Stuhl zurück und sagt:

„Das geht nicht!“

oder

„Das haben wir schon mehrfach ausprobiert, können Sie vergessen. Das funktioniert bei uns nicht!“

Versucht man dann auf die Idee oder die Veränderung mehr einzugehen, zu diskutieren oder zu erklären, dann kommen häufig sarkastische Bemerkungen oder, besonders wenn Sie neu als Chef sind, wird Ihnen wird die Kompetenz für das Thema abgesprochen oder es kommen Äußerungen wie:

„Schon wieder was Neues von da oben. Wir haben doch erst umorganisiert. In einem halben Jahr wird ja sowieso wieder alles anders gemacht.“

All das zeigt: Sie als Chef erreichen den Mitarbeiter nicht. Er wirkt uneinsichtig selbst auf offensichtlich schlüssige Argumente.

Als Chef müssen Sie da schon aufpassen. Mir ging es früher da häufig so, dass ich innerlich wütend wurde. Die Uneinsichtigkeit, der Widerstand manchmal sogar eine gewisse Art der Renitenz frustrierte mich.

Warum?

Die Frage, die man sich bei einem solchen Mitarbeiter immer stellen sollte, ist: Warum? Warum verhält der Mitarbeiter sich so?

Stellen Sie sich doch bitte mal beispielhaft vor:

Da sind Mitarbeiter, die haben in den letzten 3 Jahren vier Organisationsveränderungen in ihrem Unternehmen mitgemacht.

All diese vom Top Management großartig angekündigten Veränderungen haben aus der Sicht der Mitarbeiter nichts gebracht – außer unnötiger Arbeit und erhöhtem Verwaltungsaufwand.

Aber nicht nur das. Nein, die Mitarbeiter waren auch noch gezwungen, sich Reden des Top Managements z.B. in Betriebsversammlungen anzuhören. Da wurde dann über „Synergie-Effekte“ und „Service orientierte Implementierung des strukturell machbaren Effizienzgewinns“ schwadroniert.

Ja! Da kann man durchaus nachvollziehen, dass Mitarbeiter frustriert sind und sich jeglicher Veränderung erst mal verweigern – selbst wenn die Veränderung selbst eigentlich sinnvoll erscheint.

Warum sind Mitarbeiter so frustriert?

Es geht dabei nicht darum, dass mal was falsch gelaufen ist. Es geht nicht darum, dass eine Veränderung, ein neue Strategie nicht das prognostizierte Ergebnis gebracht hat.

Nein, es geht auch hier wieder um Vertrauen. In einem solchen Fall wurde das Vertrauen der Mitarbeiter mehrfach über Jahre zerstört.

Die merken, dass Sie immer wieder manipuliert wurden. Jetzt sind die Mitarbeiter frustriert. Wer kann ihnen das verdenken. Sie haben jegliche Motivation und Vertrauen in Äußerungen oder Versprechen des Managements verloren, weil Sie zu oft enttäuscht wurden.

„Die da oben machen ja sowieso was Sie wollen. Wir werden nicht gehört. Denen geht es doch nur um ihre eigenen Pfründe. Wir sind denen doch egal…“

Es ist Widerstand aus Resignation, aber es ist ein Widerstand, der selten kämpferisch daherkommt. Diese frustrierten Mitarbeiter waren mal motiviert und jetzt leben sie in der fernen Vergangenheit und sagen sich:

„Früher war alles besser!“

Wie holen Sie solche Mitarbeiter ab?

Es tut mir leid, aber schnell geht das in der Regel nicht. Denn auch hier geht es erst mal darum, dass Sie wieder Vertrauen aufbauen müssen. Vertrauen in Ihre Person. Wie machen Sie das?

• Versprechen Sie nur das, was Sie auch wirklich umsetzen werden.
• Versprechen Sie nichts, was Sie nicht einhalten können, z.B. weil es außerhalb Ihres Einflussbereichs liegt.
• Geben Sie eigene Fehler zu.
• Reden Sie Klartext und verschwenden Sie nicht die Zeit Ihrer Mitarbeiter mit nichtssagendem Manager-Geschwätz.
• Fangen Sie mit kleinen Sachen an und setzen sie die 100 % um. Zeigen Sie, dass Sie für das Sie kein Schwätzer sind und für das einstehen, was Sie sagen. Seien Sie kein Fähnchen im Wind.

Wenn Sie dann nach und nach das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in Ihre Person aufgebaut haben, dann haben Sie die Chance auch die ständig negativ denkenden Mitarbeiter aus Ihrem Frustrations-Sumpf rauszuholen.

Ein Beispiel

Wenn Sie beispielsweise in einer Besprechung von einem Ihrer Mitarbeiter immer wieder hören, dass etwas nicht geht und aus diversen Gründen nicht umsetzbar ist, dann können Sie versuchen seine Denkweise aufzubrechen. Wenn er Vertrauen in Sie hat, lässt er das vielleicht bis zu einem gewissen Grad zu.  Machen Sie beispielsweise folgendes:

Sagen Sei ihm:

„OK, ich verstehe, dass es eine Vielzahl von Gegenargumenten für unser Veränderungsprojekt gibt.
Bitte nenne mir aber trotzdem mal 3 Argumente, die dafür sprechen.“

Diese Vorgehensweise kann manchmal dazu führen, dass der Mitarbeiter sich öffnet und über die Sache neu nachdenkt. Probieren Sie es mal aus.

Andere Gründe für Minderleistung

Natürlich gibt es auch noch andere Gründe, warum ein Mitarbeiter resigniert und frustriert ist und vielleicht nicht mitzieht.

Wenn das der Fall ist, sollten Sie prinzipiell immer das „Warum“ ergründen. Warum tut ein Mitarbeiter nicht das, was er soll.

Bei Minderleistungen oder falschem Verhalten gilt es immer nachzufragen:

Kann der Mitarbeiter nicht oder will er nicht?

Wenn ein Mitarbeiter seine Aufgaben nicht richtig erledigt, glauben manche Chefs, dass sie den Mitarbeiter einfach weiterbilden müssen, ihn trainieren. Also schickt man ihn auf einen Lehrgang.

Das hilft aber nur, wenn der Mitarbeiter es auch will. Es kann ja sein, dass der Mitarbeiter eine Aufgabe sehr wohl erledigen könnte, also die Fähigkeit dazu hat – nur er will nicht. Von außen kann es aber so aussehen, als ob er es nicht könnte, denn wenn jemand nicht will, wird ihm verständlicherweise schnell Arbeitsverweigerung vorgeworfen. Also ist es möglicherweise für den Mitarbeiter günstiger, wenn er sich so verhält, dass es aussieht als könne er nicht.

Deshalb sollten Sie als Chef erst mal genau verstehen, woran es liegt: Ist es nicht können oder nicht wollen.

Auch wenn jemand nicht will, bedeutet das nicht automatisch Arbeitsverweigerung. Ihr Mitarbeiter ist deswegen nicht automatisch faul oder böswillig.

Warum will jemand seine Aufgabe nicht tun?

Es können äußere Umstände dazu führen, dass jemand frustriert oder deprimiert ist. Beispielsweise  hat sich Ihr Mitarbeiter gerade von seiner langjährigen Partnerin getrennt oder ein naher Verwandter ist gestorben oder eines der Kinder ist mit Leukämie ins Krankenhaus gekommen und er weiß nicht wie es weitergeht oder, oder, oder.

Was ist der Grund? Den bekommen Sie nur heraus, wenn Ihr Mitarbeiter Ihnen vertraut und Ihnen unter vier Augen sagt, um was es wirklich geht. Das heißt Sie müssen das Vertrauen vorher aufgebaut haben, um ihn fragen zu können und auf eine ehrliche Antwort zu hoffen. Denn nur dann können Sie ihm auch helfen. Nur dann können Sie gemeinsam sehen, welche Möglichkeiten es gibt.

Wenn Ihr Mitarbeiter gerade mitten in einer Trennungsphase ist oder ein Todesfall in der Familie verarbeitet, dann hat er wahrscheinlich keinen Kopf für die Arbeit. Dann bringt er vielleicht auch nur 50 % seiner üblichen Leistung.

Vereinbaren Sie eine Schonfrist!

In einem solchen Fall vereinbaren Sie mit ihm eine Art Schonfrist. Sagen Sie ihm, dass es ok ist, wenn er in den nächsten 2 Monaten etwas kürzer tritt und dass Sie die Anforderungen zeitweise an ihn herunterschrauben, aber dass Sie nach der Schonzeit wieder volle Leistung von ihm erwarten.

Wichtig: Sagen Sie das nicht nur. In diesen 2 Monaten Schonzeit stellen Sie sich hinter Ihren Mitarbeiter. Sie schützen ihn – speziell vor Ihren Chefs oder Anfeindungen der Mitarbeiter.

Es gibt auch andere durchaus nachvollziehbare Gründe für zu geringes Engagement. Beispielsweise will Ihr Mitarbeiter eigentlich nicht in einem bestimmten Team arbeiten, das Projekt in dem er arbeitet langweilt ihn zu Tode oder er ist nicht überzeugt vom Sinn seiner Tätigkeit. Deshalb bringt er Minderleistung. Dann gilt es mit ihm darüber zu sprechen. Vielleicht ihn vom Sinn der Arbeit zu überzeugen. Vielleicht auch Kompromisse mit ihm auszuhandeln in der Form:

„Ok, Dein jetziges Projekt A ist nicht das interessanteste. Es langweilt Dich, immer wieder diese Art von Projekten zu machen. 

Aber dieses Projekt muss nun mal erfolgreich zum Ende gebracht werden. Das ist jetzt in den nächsten 2 Wochen Deine Aufgabe. Da erwarte ich volle Leistung von Dir.

Und danach übergebe ich Dir das Projekt B, was Dich – wie ich von Dir mitbekommen habe – wirklich reizt und an dem Du gerne mitarbeiten möchtest. Einverstanden?“

Wenn Sie als Chef Hilfe brauchen…

Wenn jemand extrem „Down“ ist, längere Zeit frustriert und ohne Antrieb ist, dann kann es auch andere Gründe geben, die ganz außerhalb Ihres Einflusses liegen, beispielsweise eine psychische Erkrankung, wie Burnout, Alkoholabhängigkeit oder eine Depression.

Wenn Sie bei Ihrem Mitarbeiter eine solche Erkrankung vermuten, sollten Sie jemanden konsultieren, der sich damit auskennt.

Psychische Erkrankungen zu diagnostizieren ist etwas für einen Spezialisten.

Deshalb, sprechen Sie in einem solchen Fall mit jemandem außerhalb des Unternehmens, der Sie unterstützen und beraten kann, wie Sie sich verhalten sollten. Sprechen Sie zum Beispiel mit einem spezialisierten Arzt oder holen Sie sich Hilfe von der Berufsgenossenschaft.

Weitere Typen von schwierigen Mitarbeitern…

Wenn Sie Tipps und Ratschläge für den Umgang mit weiteren Typen von schwierigen Mitarbeitern haben wollen, dann klicken Sie hier:
Schwierige Mitarbeiter und wie Sie erfolgreich damit umgehen – Teil 2

Wie Sie aus einem Low-Performer einen High-Performer machen!

Hier erhalten Sie GRATIS Zugriff auf den Mitschnitt meines Impulsvortrags zum Thema:

„Wie Sie schwierige Mitarbeiter mit ins Boot holen!“

Das inspirierende Zitat

„Wenn man die Zustimmung und das Vertrauen seiner Mitarbeiter gewinnen will, muss man deren Selbstverständnis und ihre Selbstwertgefühle respektieren.“

Hartmut Laufer

Weiterführende Links

• Online-Leadership-Platform
• Schwierige Mitarbeiter und wie Sie erfolgreich damit umgehen – Teil 2
• So geben Sie erfolgreich Feedback
• Was tun, wenn mein Mitarbeiter nicht das tut, was ich will…
• Wie Sie als Führungskraft respektiert werden

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