Schwierige Mitarbeiter und wie Sie mit ihnen umgehen

In Podcastfolge 109 habe ich bereits einige Typen von schwierigen Mitarbeitern vorgestellt und wie man am besten auf sie eingeht.

Wir sprachen da über Mitarbeiter, die ständig anderer Meinung sind. Wir sprachen über Mitarbeiter die eine fehlende Kritikfähigkeit an den Tag legen und wir sind auf resignierte und frustrierte Mitarbeiter eingegangen

Schwieriger Mitarbeiter? Foto: oocoskun/ Quelle: www.bigstock.de

Schwierige Mitarbeiter: Heute will ich über zwei weitere Typen sprechen. Den ersten Typ nenne ich den bequemen Mitarbeiter.

Der schwierige Mitarbeiter, der bequem ist…

Der bequeme Mitarbeiter ist normalerweise ein sehr umgänglicher Mensch, meist freundlich und zuvorkommend. Das Problem mit ihm ist, er macht seine Aufgabe nicht richtig oder er hält sich nicht an Regeln, obwohl Sie es ihm mehrfach klar und deutlich zu verstehen gegeben haben, was Sie von ihm erwarten.

So muss beispielsweise ein wichtiger Bericht pünktlich am nächsten Donnerstag spätestens um 9 Uhr morgens beim Kunden sein. Ihr Mitarbeiter, nennen wir ihn Herrn Müller, weiß, wie wichtig der Kunde ist. Er hat Ihnen hoch und heilig versprochen, den Termin einzuhalten. Das wäre kein Problem für ihn, sicherzustellen, dass der Kunde den Bericht um 9 Uhr hat.

Es ist Donnerstag 10:30 Uhr. Ihr Kunde ruft Sie an und beschwert sich bitterlich, dass der zugesagte Bericht nicht da sei – obwohl Sie es Ihrem Kunden und Ihr Mitarbeiter Herr Müller es Ihnen doch zugesagt hat.

Sie sind verärgert und Sie stellen deshalb Herrn Müller zur Rede. Der entschuldigt sich vielmals. Das wäre ihm durch die Lappen gegangen. Er macht den Bericht schnell fertig und schickt ihn an den Kunden. Soweit ok. Ein Fehler kann mal passieren. Nur genau diese Zusagen haben Sie schon mehrfach von Herrn Müller erhalten und regelmäßig hält er die zugesagten Termin nicht ein.

Warum?

Sie fragen sich warum? Schließlich haben Sie schon häufiger mit ihm darüber gesprochen. Sie haben versucht ihm zu helfen, die Termine einzuhalten. Sie haben mit ihm über Zeitmanagement gesprochen. Sie haben sich auch gefragt, ob er vielleicht überfordert ist. Vielleicht hat er zu viel zu tun.

Aber nein. Das alles ist es nicht. Er geht pünktlich in den Feierabend. Überstunden macht er nicht. Auch scheint er keine sonstigen Probleme zu haben – also beispielsweise privater Natur – Dinge, die ihn psychisch belasten oder so. Auch darüber haben Sie bereits mehrfach mit ihm gesprochen.

Wenn Sie ihn ansprechen auf die Termin-Überschreitung dann sieht er das auch immer direkt ein. Er sieht ein, dass er da leider einen Fehler gemacht hat und er verspricht Besserung. Immer wieder. Nur die Besserung tritt nicht ein.

Wenn Herr Müller nicht so ein netter Mitarbeiter wäre, würden Sie fast vermuten, dass er Sie veralbert. Immer sieht er ein, dass etwas schief gelaufen ist und dass er es verbockt hat, aber er scheint nicht daraus zu lernen. Es scheint so zu sein, dass er Ihre Vorgaben nicht ernst nimmt.

Warum? Warum verhält er sich so? Den Grund dafür müssen Sie in Ihrem Verhalten suchen.

Es geht um Grenzen

Wenn Sie klar Erwartungen äussern oder Regeln festlegen und einer Ihrer Mitarbeiter ständig dagegen verstößt, muss es irgendwann Konsequenzen geben. Gibt es die nicht, dann ändert sich nichts.

Es ist ähnlich wie in der Kindererziehung. Es muss klare Grenzen geben, diese Grenzen müssen klar und deutlich kommuniziert werden und wenn diese Grenzen überschritten werden, dann muss es Konsequenzen geben. Das muss nicht heißen, dass es da direkt zu einer Abmahnung kommen muß. Jeder darf Fehler machen, aber nicht den gleichen Fehler immer wieder.

Wer eine Grenze immer wieder überschreitet und es für ihn dann zu keinen Konsequenzen führt – tja dann ist diese Grenze sinnlos.

Ausloten der Grenzen?

Ein bequemer Mitarbeiter lotet diese Grenzen aus und schaut, wie der Chef sich verhält. Passiert was? Gibt es Konsequenzen? Wie Sie konsequent mit einem bequemen Mitarbeiter umgehen, wie Sie eskalieren, darüber habe ich ihm Detail in der Podcastfolge 107 gesprochen. Der Titel: „Was tun, wenn meine Mitarbeiter nicht tun, was ich will!“ Hören oder lesen Sie da mal rein.

Das ist eine DINA 4Seite mit den im Podcast angesprochenen 8 Eskalationsstufen wie auch 5 wichtigen Punkten für’s Gespräch mit dem Mitarbeiter. Es ist kurz und bündig auf den Punkt gebracht! Sie können diese Seite gut verwenden, wenn Sie sich auf eigene kritische Situationen vorbereiten wollen und Sie sich klar über Ihre Eskalationsstufen mit einem bequemen Mitarbeiter werden wollen.

Der Herausfordernde Mitarbeiter

Ein weiterer Typ eines schwierigen Mitarbeiters ist der herausfordernde Mitarbeiter! Hier handelt es sich um einen Mitarbeiter, der Sie als Führungskraft nicht akzeptiert.

Vielleicht sind Sie befördert worden und er nicht. Sie sind jetzt aber sein Chef. Das kann und will er nicht akzeptieren – und deswegen bekämpft er Sie – offen oder verdeckt.

Oder vielleicht ist der herausfordernde Mitarbeiter überzeugt, dass Sie keine Ahnung vom Geschäft haben. Sie sind der Neue Abteilungsleiter, kommen aus einer anderen Branche und er? Er ist seit 10 Jahren dabei.

Er kennt sich aus im Fachlichen und wird auch bei den anderen als Fachmann anerkannt. Ihnen gegenüber lässt er deshalb gerne raushängen, dass er mehr weiß als Sie und demzufolge hinterfragt er jede Ihrer Entscheidungen und Strategien, teils auf ironisch oder sogar sarkastische Art und Weise.

Er versucht Sie als Person lächerlich zu machen und untergräbt damit Ihre Autorität, wenn Sie das zulassen. Keine einfache Situation.

Es ist ein Machtkampf!

Es geht nicht um die Sache. Er akzeptiert Sie nicht als seine Führungskraft. Vielleicht ist er sogar nicht nur gegen Sie als Person als Führungskraft sondern er ist gegen Autoritäten allgemein.

Egal wie, dieser Sie herausfordernde Mitarbeiter kämpft nicht für etwas, sondern er kämpft gegen etwas – und zwar gegen Sie und das was von Ihnen kommt. Es ist eine Art von Rebellion!

Es geht ihm darum, Sie zu verunsichern und zu provozieren. Er will Sie in Situationen bringen, in denen Ihre Glaubwürdigkeit, Ihre Reputation und Ihre Kompetenz erschüttert werden. Er will dass Sie die Kontrolle verlieren und aus Unsicherheit Fehler machen. Er will, dass Sie verschwinden.

Wie gehen Sie damit um?

Als Erstes ist es mal wichtig, dass Sie sich nicht in der Öffentlichkeit provozieren lassen. Wenn Ihr Mitarbeiter Sie also unfair behandelt oder persönlich angreift, beispielsweise in einem Meeting, dann hilft die 4 I Methode von Albert Thiele.

Diese Methode beschreibt 4 Konterstrategien, die alle das Ziel haben, den unfairen oder gar persönlichen Angriff sofort zu stoppen und dabei trotzdem den Dialog aufrecht zu erhalten. Die 4 I stehen für Ignorieren, Ironisieren, Identifizieren und Isolieren. Sie haben die Wahl, eine der 4 Vorgehensweisen zu nutzen:

Ein Beispiel:

Sie als Abteilungsleiter haben gerade im Meeting Ihrem Team Ihre neue Abteilungsstrategie vorgestellt. Ihr Mitarbeiter, Herr Meier, ist einer der Sie herausfordert. Er sagt vor allen anderen:

„Sorry, aber die von Ihnen vorgestellte Strategie ist doch wohl vollkommener Blödsinn. Da merkt man direkt, dass Sie keine Ahnung von unseren Kunden und vom Markt haben.“

Diese Äußerung zeigt, dass es hier nicht – oder nicht hauptsächlich – um die Sache geht. Es ist vielmehr ein Angriff auf Ihre Person, auf Ihre Kompetenz. Wenn Herr Meier einfach nur nicht mit der Strategie einverstanden wäre, dann hätte er sicherlich andere Worte wählen können. Er hätte seinen Einwand ohne persönlichen Angriff zum Ausdruck bringen können. Hat er aber nicht. Also müssen Sie auf den Angriff reagieren, wenn Sie nicht Ihre Autorität vor dem Rest des Teams einbüßen wollen.

Die erste Möglichkeit: Ignorieren!

„Herr Meier ich verstehe aus Ihrer Äußerung, dass die vorgestellte Strategie Sie nicht überzeugt. Was ist es denn genau, was Ihnen nicht zusagt?“

Die zweite Möglichkeit: Ironisieren!

„Herr Meier, vielen Dank für Ihre wohlwollende Einschätzung. Aber mal zurück zur Sache. Welche Annahmen in der Strategie halten Sie denn für kritisch?“

Die dritte Möglichkeit: Identifizieren!

„Herr Meier, mit unsachlichen Angriffen kommen wir nicht weiter. Das kostet uns alle nur Zeit und Nerven. Bitte unterlassen Sie das. So gehen wir nicht miteinander um. Zur Sache: Was genau gefällt Ihnen nicht an der Strategie?“

Die vierte Möglichkeit: Isolieren! Das ist eine Kontermöglichkeit, die Sie aber erst ergreifen sollten, wenn Herr Meier bereits mehrfach ausfallend geworden ist.

„Herr Meier, Sie vergreifen sich nun schon wieder im Ton. Das akzeptiere ich nicht. Ich unterbreche hiermit unser Meeting. Wir machen eine 20 min Pause. Herr Meier, ich würde mich gerne mit Ihnen mal kurz in meinem Büro unterhalten.“

Sie sehen Sie haben in einer solchen Situation verschiedene Möglichkeiten zu reagieren. Nicht zu reagieren, einfach wegzuschauen ist keine gute Alternative. Also nochmal zusammengefasst:

Ignorieren: Sie gehen nur auf die sachliche Aussage ein.

Ironisieren: Sie reagieren humorvoll und lenken dann auf die Sache.

Identifizieren: Hier bringen Sie den Angriff unmissverständlich zur Sprache und schwenken dann wieder um auf die Sache.

Isolieren: Hier brechen Sie die Diskussion vor den anderen ab, vereinbaren einen neuen Termin und bitten Ihren Mitarbeiter um ein Gespräch unter 4 Augen.

Das Gespräch

Dieses Gespräch ist wichtig. Sie müssen ihm da klar zu verstehen geben, dass Sie diese Machtspiele nicht akzeptieren.

Ich würde den Mitarbeiter im persönlichen Gespräch fragen, warum er sich so verhält und würde ihm die Rückmeldung geben, wie das auf mich wirkt und dass sein Verhalten bei mir als beleidigender Angriff ankommt.

Ich würde ihn fragen, ob das von ihm so gewollt ist. Ich würde ihn auch fragen, ob er mich denn überhaupt als seine Führungskraft akzeptiert und wenn nicht, was denn passieren müsste, damit er mich als seine Führungskraft akzeptiert. Unter Umständen sind es ja Kleinigkeiten, die ich als Führungskraft verändern könnte oder lernen könnte.

Sollte er allerdings sehr verstockt reagieren und Ihnen sagen, dass er Sie als Führungskraft nie akzeptieren wird, dann sind die Fronten klar. Dann müssen Sie ihm klar machen, dass er mit dieser Einstellung sicherlich nicht lange in Ihrer Abteilung bleiben wird und sich das doch nochmal gut überlegen sollte.

Sie müssen ihm deutlich sagen, was Sie zukünftig von ihm erwarten, welches Verhalten Sie nicht mehr akzeptieren werden und welche Konsequenzen es für ihn hat, sollte er sein Verhalten nicht anpassen.

Auch hier hilft es Ihnen, wenn Sie sich vor einem solchen Gespräch klar die Eskalationsmöglichkeiten vor Augen führen. Machen Sie sich vorher klar, wie weit Sie gehen können und wollen. Welche Optionen haben Sie und sind Sie bereit zu ziehen, um den Machtkampf zu beenden? Was ist die nächste Eskalationsstufe, die Sie als Konsequenz gehen werden?

Das nachdenkliche Zitat

„Wir müssen den Menschen helfen, die auf der Flucht vor Krieg und Verfolgung sind und ich sehe unsere vordringliche Aufgabe darin, endlich für Frieden zu sorgen, damit niemand mehr flüchten muss. Das mag naiv sein, aber lieber bin ich naiv als Menschen verachtend!“
unbekannt

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Bernd Geropp

Führung auf den Punkt gebracht

FPG111 – Schwierige Mitarbeiter und wie Sie erfolgreich mit ihnen umgehen – Teil 2