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Wenn Sie Führungskraft sind, kennen Sie die Situation vielleicht: Schon wieder ist eine Woche rum und Sie haben gerade mal den Pflichtteil Ihres Tagesgeschäftes erledigt. Weit weniger als Sie vorhatten. Zeit fürs Wesentliche? Fehlanzeige!

Zeit fürs Wesentliche?
Foto: YakobchukOlena/ www.bigstock.de

Dabei arbeiten Sie fast rund um die Uhr. Das operative Tagesgeschäft frisst Sie förmlich auf.

Sie hetzen von Meeting zu Meeting, Ihre Inbox quillt über mit immer wieder neuen E-Mails und Informationen. Kunden, Kollegen, Mitarbeiter, Ihr Chef: Alle wollen ständig was von Ihnen: Berichte, Rückrufe, kurze Infos, Entscheidungen.

Haben Sie Zeit fürs Wesentliche?

Das wichtige Mitarbeitergespräch, das Sie die ganze Zeit schon führen wollten? Das haben Sie bereits zum 3. Mal verschoben.

Auch für die Strategie, die Sie für Ihre Abteilung entwickeln wollten, finden Sie keine Zeit. Immer kommt etwas dazwischen.

Ihnen fehlt ganz einfach die Ruhe und Muße zum Nachdenken – nachdenken über die wichtigen Dinge, die außerhalb des Tagesgeschäfts liegen.

Da Sie so viel arbeiten hat das auch privat Auswirkungen. Sportlich betätigt haben Sie sich das letzte Mal vor 3 Wochen.

Und wenn Sie zu Hause sind, können Sie auch dort häufig nicht richtig abschalten. Die Gedanken kreisen um die Arbeit.

Körperlich sind Sie zwar zu Hause, aber der Kopf ist immer noch in der Firma. Das macht Ihnen ein schlechtes Gewissen: Ihre Familie kommt zu kurz. Ihre Frau sagt Ihnen schon:

„Du hast keine Zeit für uns, weil Du viel zu viel arbeitest.“

Woran liegt es?

Ganz klar: Es ist so viel zu tun – und dann kommt auch noch immer mehr dazu. Es nimmt kein Ende. Sie fühlen sich wie in einem Hamsterrad.

Sie laufen schneller und schneller, aber kommen nie irgendwo an. Sie befinden sich in einem Rollenkonflikt.

Seien wir mal ganz ehrlich: Könnte es sein, dass Sie sich mit einigen Aufgaben und Tätigkeiten beschäftigen, die eigentlich auch andere tun könnten? Oder, die nicht unbedingt gemacht werden müssten? Oder zumindest nicht sofort oder nicht mit dem hohen Qualitätsanspruch, den Sie an den Tag legen?

Vielleicht trauen Sie sich auch einfach nicht mal „Nein“ zu sagen. Sind Sie vielleicht auch jemand, der alles immer selbst machen muss?

Vielleicht, weil Sie denken, es selbst am besten zu können? Vielleicht geben Sie auch ungern die Kontrolle ab. So haben Sie alles im Blick, wissen, was läuft. Denn schließlich stehen Sie in der Verantwortung. Wenn es schief geht, zeigt man ja auf Sie.

Sie verzetteln sich.

Ich verstehe Sie voll und ganz. Nur die Gefahr dabei ist: Sie verzetteln sich so schnell mit Kleinkram. Ihre Zeit verkürzt sich immer noch mehr. Selbst wenn Sie Nerven aus Stahl haben, irgendwann reisen auch die dicksten Drahtseile.

Es ist doch so: Sie arbeiten hart. Ihre Zeit ist ständig zu knapp. Sie gönnen sich wenig Pausen. Die Erwartungen an Sie sind hoch. Der Druck wächst. Und doch bleiben wesentliche Dinge liegen.

Sie opfern Ihr Wochenende. Die Familie kommt immer zu kurz. Ihre Freunde warten lange, um Sie endlich mal wiederzusehen. Und langfristig bleibt die Gesundheit – und im Endeffekt Ihr Leben – auf der Strecke.

Sie müssen etwas ändern!

Wenn Sie nichts ändern und es geht so weiter, knallt es – entweder gesundheitlich, familiär oder beruflich.

Also was tun? Was können Sie ändern? Ich gebe Ihnen da gleich einige Tipps. Aber vorher will ich Ihnen zeigen, dass Sie da nicht allein sind. Es ist ein Problem für viele engagierte Führungskräfte.

Das Problem vieler Führungskräfte

Ich erlebe das immer wieder in meinen Führungs-Workshops für Unternehmen. Die Teilnehmer sind engagierte Teamleiter, Gruppenleiter und Abteilungsleiter.

Wir machen zusammen einen Kick-Off Workshop und danach beschäftigen sich die Teilnehmer über 3-4 Monate mit den Inhalten der Online-Leadership-Platform.

Dort gibt es regelmäßige Impulse in Form von Videos, und Webinaren, um sich regelmäßig mit Führung zu beschäftigen und so immer besser in der Mitarbeiterführung zu werden.

Die Teilnehmer wollen Methoden und Tipps lernen, um ihre Mitarbeiter besser zu führen. Sie wollen lernen, wie man richtig delegiert, Mikromanagement vermeidet, Sie wollen wissen worauf es bei gutem Feedback ankommt, wie man mit schwierigen Mitarbeitern umgeht und wie man Konflikte erkennt und vieles mehr.

Natürlich liegt darauf der Fokus meiner Online-Leadership-Platform. Durch die Kombination aus regelmäßigen Online Lernen und Workshops, Webinaren, Präsenztreffen lernt man erfolgreich Mitarbeiter zu führen. Soweit so gut, aber …

Zeit haben ist die Basis, um Führung zu lernen.

Aber was sich immer wieder zeigt ist, dass vorher eine Basis für das Lernen gelegt werden muss. Bevor sich die Teilnehmer mit Wichtigem – also z.B. der Mitarbeiterführung – überhaupt beschäftigen können,  müssen sie erst mal mal die Zeit dafür haben.

Aber aufgrund des operativen Tagesgeschäfts klappt das häufig nicht. So wird es dann schwierig mit der Führungskompetenz.

Durch das operative Kleinklein sind Führungskräfte häufig völlig fremdbestimmt. Aber nur wer in der Lage ist, sich regelmäßig die Zeit für das Wesentliche im Alltag zu nehmen, wird zufrieden und erfolgreich sein.

Wie erhält man als vielbeschäftigte Führungskraft im hektischen Tagesgeschäft mehr Zeit für die wichtigen, nicht dringenden Dinge?

Aus meiner Sicht gibt es zwei Arten von Maßnahmen, die Ihnen helfen, in Ihrem hektischen Alltagsgeschäft sich Zeit zu verschaffen.

Sofortmaßnahmen

Die eine Art von Maßnahmen können Sie sofort umsetzen. Die nenne ich die Sofortmaßnahmen. Damit bekommen Sie sofort oder zumindest in den nächsten Tagen Freiraum und Luft zum Atmen.

Wenn Sie diese Sofortmaßnahmen konsequent in Ihrem Alltag umsetzen, verspreche ich Ihnen, dass Sie sich 20 % mehr Zeit verschaffen – und zwar ohne dass Ihre Ergebnisse darunter leiden. Wie? Das zeige ich Ihnen gleich.

Mittelfristmaßnahmen

Die anderen Maßnahmen – ich nenne Sie die Mittelfristmaßnahmen –  befähigen Sie mittel- bis langfristig, also innerhalb von mehreren Monaten oder einem Jahr, dazu, wesentlich selbstbestimmter zu werden.

Wenn Sie die Mittelfristmaßnahmen konsequent umsetzen, erhalten Sie 50 % und mehr Ihrer Zeit zurück.

Erst dann sind Sie wirklich selbstbestimmt als Führungskraft und haben die Führungsrolle wirklich inne. Erst dann sind Sie meiner Ansicht nach eine wirkliche Führungskraft.

Die Herausforderung bei den  Mittelfristmaßnahmen ist allerdings: Sie kosten Sie Zeit und Energie, um Sie zu erlernen und umzusetzen.

Jetzt starten, um mehr Zeit zu erhalten!

Deshalb starten wir mit den Sofortmaßnahmen. Die Hälfte der Zeit, die Sie mit den Sofortmaßnahmen gewinnen, können Sie dann für die Umsetzung der Mittelfristmaßnahmen aufwenden.

Ich kann Ihnen nicht versprechen, dass Sie sich damit dann ganz aus dem operativen Tagesgeschäft rausziehen können.

Aber ich verspreche Ihnen, dass Sie viel selbstbestimmter agieren können und locker 50 % Ihrer Zeit für Wesentliches einsetzen können – sei es beruflich oder privat.

Aber der Reihe nach. Fangen wir mit den Sofortmaßnahmen an, die Ihnen konsequent umgesetzt 20 % Ihrer Zeit zurück bringen.

Vier Sofortmaßnahmen, um mehr Zeit zu bekommen

1. Umgang mit E-Mails, Telefon und Push-Nachrichten!

Der erste Schritt zu mehr Selbstbestimmtheit: Schalten Sie alle Push-Benachrichtigungen auf Ihrem SmartPhone und Ihrem PC konsequent aus – ohne Ausnahme. Egal ob Email-Benachrichtigung, WhatsApp, Skype Messenger, facebook oder Slack.

Viele Führungskräfte erlauben, dass diese Push-Nachrichten Sie ständig unterbrechen. Niemand kann sich auf seine Arbeit fokussieren, wenn es ständig kleine Nachrichten hoch kommen, die um Aufmerksamkeit buhlen. Lassen Sie das nicht zu.

Lesen Sie Ihre E-Mails, Ihre WhatsApp Nachrichten oder sonstige Messenger Benachrichtigungen 2 oder maximal 3 mal am Tag. Und ansonsten schauen Sie da nicht rein.

Ja, auch nicht in Ihre E-Mails – und nein, Ich verspreche Ihnen Sie verpassen nichts. Wenn Sie das nicht glauben, hören Sie sich bitte unbedingt meine Podcastfolge 174 an: „Ablenkung: Sind Sie noch kreativ oder lenken Sie sich nur ab?“

Dort gehe ich auch darauf ein, was Sie tun sollten, wenn Sie glauben, dass Ihre Kollegen, Ihre Kunden oder Ihr Chef von Ihnen erwarten, E-Mails innerhalb von 2 Stunden zu beantworten.

2. Umgang mit sonstigen Ablenkungen!

In der Podcastfolge 125 gehe ich im Detail darauf ein, warum Sie nicht ständig ansprechbar sein sollten und warum Ihre Bürotür nicht ständig offen sein sollte.

Wer als Chef permanent ansprechbar ist, der kämpft mit ständigen Störungen und Arbeitsunterbrechungen. Wer ständig telefonisch verfügbar ist, wer jede „Direct Messenger“ Mitteilung umgehend liest und auch noch stolz darauf ist, jede E-Mail umgehend zu beantworten, der arbeitet nicht richtig. Gut gemeint ist nicht gut gemacht.

Wer sich so unterbrechen lässt, der arbeitet vollkommen ineffizient. Am Ende des Tages ist scheinbar viel passiert, man fühlt sich gestresst und hat doch nichts wirklich Wichtiges gemacht. Die entscheidenden, wichtigen Arbeiten sind liegen geblieben.

Dabei muss ich als Chef mich fokussieren. Das kann ich aber nicht, wenn ich ständig unterbrochen werde.

Ständig verfügbar zu sein bedeutet, häufig die eigene Tätigkeit unterbrechen zu müssen, beispielsweise weil ein Mitarbeiter anruft und dringend eine Entscheidung braucht.

Ein anderer kommt ins Büro, um nur kurz eine Unterschrift zu bekommen. Meist sind es zwar nur kurze Ablenkungen, doch bei jeder Störung müssen Sie Ihren eigenen Arbeitsfluss unterbrechen. Nehmen Sie Ihre vorherige Tätigkeit dann wieder auf, vergehen erst einmal einige Minuten, bis Sie wieder konzentriert dort weiter arbeiten können, wo sie aufgehört haben.

Dabei haben Sie es als Chef in der Hand: Im Gegensatz zu Sachbearbeitern haben Sie es viel einfacher sich gegen die meisten Unterbrechungen abzuschotten. Sie müssen nur wollen, nicht mehr dauernd verfügbar und ansprechbar zu sein.

Es reicht völlig aus, wenn Sie ständig erreichbar sind – und erreichbar sind Sie, wenn man Ihnen jederzeit eine Nachricht hinterlassen kann, sei es per E-Mail, auf der Mailbox oder bei Ihrer Sekretärin, wenn Sie eine haben. Derjenige, der Sie erreicht hat, bekommt eine Antwort, sobald Sie wieder verfügbar sind.

Dadurch, dass Sie nicht mehr ständig unterbrochen werden, in dem was Sie tun, bekommen Sie viel mehr geschafft, als bisher. Probieren Sie es aus. Es funktioniert hervorragend.

3. Umgang mit Meetings!

Besprechungen sind in vielen Unternehmen der Zeiträuber Nummer 1. Wehren Sie sich dagegen.

In jedem guten Zeitmanagement – Training wird Ihnen beigebracht: Nehmen Sie wenn es irgendwie geht nur an Meetings teil, die klar strukturiert sind, bei denen vorab eine Agenda verschickt wurde und es ein klares Ziel gibt. Ganz wichtig: Achten Sie darauf, dass das Meeting pünktlich beginnt und noch wichtiger pünktlich endet.

Wenn Sie nicht das Meeting leiten, sagen Sie zu Beginn, dass Sie das Meeting pünktlich zum Ende verlassen müssen, da Sie einen Folgetermin haben. Ein Folgetermin kann auch ein Termin mit Ihnen selbst sein. Das müssen die anderen ja nicht wissen.

Lassen Sie es nie zu, dass andere Ihnen mit Rumgelaber in Meetings die Zeit stehlen. Übrigens achten Sie darauf, dass Sie möglichst kein Meeting planen, das länger als 1 Stunde geht.

Und noch etwas: Ein Meeting, was für eine Stunde anberaumt wurde, kann auch früher beendet werden. Auch wenn Sie nur Teilnehmer sind, können Sie darauf achten und das Meeting dahin lenken.

4. „Nein“ sagen!

Lernen Sie „nein“ zu sagen. Ich weiß, dass ist gar nicht so einfach, aber es ist sehr wirkungsvoll. Wenn jemand will, dass Sie etwas tun, sagen Sie erst mal auf freundliche Art und Weise „Nein“.

„Tut mir sehr leid. Ich habe da momentan bereits zu viele Projekte angenommen. Ich kann Ihnen da momentan nicht helfen.“

Schauen Sie mal was passiert. In vielen Fällen, ergibt es sich, dass diese Aufgabe anders gelöst wird oder von jemandem anderen übernommen wird.

Wenn jetzt jemand darauf besteht, können Sie immer noch darauf eingehen, aber wahrscheinlich wird es so sein, dass Sie in 3 von 4 Fällen damit durch kommen. Hey, und damit haben Sie wieder Zeit gewonnen.

Wenn Sie alleine diese 4 Tipps konsequent umsetzen, dann erhalten Sie im Schnitt schon 20 % Ihrer Zeit zurück, die Sie nun für Wichtiges und Selbstbestimmtes einsetzen können.

Übrigens: Wenn Sie sich mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge nehmen, dann hat das mittelfristig auch positive Auswirkungen auf Ihre Karriere. Denn Karriere macht nur der, der priorisieren kann und sich um wirklich Wichtiges kümmert!

So bekommen Sie mittelfristig mehr Zeit

Kommen wir nun zu den Mittelfristmaßnahmen. Die bringen Ihnen erst mittelfristig mehr Zeit.

Sehen Sie sie als eine Investition in Ihre Selbstbestimmtheit. Von den 20 % Zeit die Ihnen die Sofortmaßnahmen bringen investieren Sie die Hälfte der gesparten Zeit in die Mittelfristmaßnahmen.

Was für Maßnahmen sind das? Grob gesagt:

Lernen Sie wirklich zu führen und nicht nur zu managen. Entwickeln Sie sich hin zu einem wirklichen Leader.

Das heißt: Machen Sie sich Ihre Ziele klar und kommunizieren Sie die auch. Machen Sie sich glasklar, was wichtig ist und was nicht.

Demotivieren Sie Ihre Leute nicht durch Unnötiges. Vermeiden Sie Mikromanagement. Lernen Sie richtig zu delegieren.

Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter und helfen Sie ihnen dabei sich zu Experten weiter zu entwickeln.

Sie müssen nicht mehr der Sachexperte sein, das sind Ihre Mitarbeiter oder es sollen mit Ihrer Hilfe Ihre Mitarbeiter werden. Geben Sie konstruktiv Feedback und lernen Sie, wann Sie vertrauen und wann Sie kontrollieren müssen.

Ich sage nicht, dass das einfach ist.

Ich sage auch nicht, dass Sie all diese Maßnahmen von heute auf morgen umsetzen können. Deshalb sind es ja Mittelfristmaßnahmen.

Aber wenn Sie diese Maßnahmen zur Mitarbeiterführung wirklich mittelfristig konsequent umsetzen, erhalten Sie noch deutlich mehr Zeit, um sich ums Wesentliche zu kümmern. Sie bekommen mehr Ruhe in Ihren Alltag und haben auch wieder Zeit und Energie für Ihr Privatleben.

Wie das gehen soll? Na, Sie können darauf vertrauen, dass Ihre Mitarbeiter dann den Großteil Ihres operativen Tagesgeschäfts machen: Sacharbeiten wie auch Teile des Managens.

Das ist deren Aufgabe und die übernehmen diese Aufgabe und führen sie auch erfolgreich durch, wenn Sie es schaffen, Ihre Mitarbeiter dazu zu befähigen. Denn das ist Ihre eigentliche Aufgabe als Führungskraft.

Das inspirierende Zitat

„Wir könnten uns viel Zeit ersparen, wenn wir zwischen wichtig und unwichtig besser unterscheiden könnten.“

Ernst Ferstl

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