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Heute sprechen wir über Ablenkungen – beruflich wie auch privat.

Ablenkung durch WhatsApp?Foto: dennizn/ Quelle: www.bigstock.de

Wie können wir erfolgreich mit den ständigen Ablenkungen durch neue Technologien umgehen? Wie bekommen wir es hin selbstbestimmt und aktiv zu sein statt nur zu reagieren und fremdbestimmt zu sein? Wie bekommen wir die Zeit fürs Wesentliche zurück?

10.000 Schritte

Endlich habe ich für mich ein Fitnessprogramm gefunden, was ich auch über längere Zeit durchhalte. Seit mehr als 6 Wochen schaffe ich es nun schon, jeden Tag 10.000 Schritte zu gehen. Ich messe das mit der App Stepz auf meinem Iphone. 10.000 Schritte sind etwa 8 km jeden Tag. Das finde ich ganz ordentlich.

Das Durchhalten der 10.000 Schritte  klappt bei mir deshalb so gut, weil mich zum Einen meine Hunde jeden Tag zum mit ihnen Gassi gehen drängen. Zum anderen zeigt mir die App durch Veränderung der Farbe von rot auf gelb und dann auf grün an, wenn ich die 10.000 Schritte erreicht habe. Das ist eine Spielerei, aber irgendwie motivierend.

Außerdem höre ich beim Gehen Podcasts. Da freue ich mich jeden Tag drauf und deshalb nehme ich mir diese Fitness-Pausen auch gerne, um auf die 10.000 Schritte zu kommen.

WhatsApp und ständig „On“?

Kürzlich habe ich so auf einem meiner Gehstrecken in den 5 Ideen Podcast von David Brych reingehört. In der Folge 32 ging es da um Marketing mit WhatsApp. Ich selbst nutze WhatsApp nicht, aber sehr viele in meinem Bekannten- Freundes- und Familienkreis sind damit ständig „On“ und immer erreichbar.

Sie kennen das sicher: Mit  diesem Instant Messaging Dienst lassen sich Textnachrichten, Bild-, Video- und Ton-Dateien zwischen zwei Personen oder in Gruppen austauschen. Und das wird dann auch extensiv getan.

Der Unterschied zu E-Mail

Der entscheidende Unterschied zu E-Mail ist dabei die Tatsache, dass WhatsApp Nachrichten bei den meisten Usern sofort – also „Instant“ – angezeigt werden und sich auf dem SmartPhone mit einem Piep oder Brummen bemerkbar machen.

Sowas nennt man im Marketing Sprech eine Push Nachricht. Diese Push-Benachrichtigungen sind Meldungen, die ohne das Öffnen der jeweiligen App sofort auf dem Smartphone erscheinen und sofort gelesen werden wollen – was viele Nutzer ja auch bereitwillig tun.

WhatsApp als Marketingkanal?

David Brych spricht in der Folge 32 des 5 Ideen Podcasts mit dem Social Media Marketing Experten Patrick Kriebel darüber, wie man nun zukünftig auch WhatsApp als Marketingkanal nutzen kann.

Man stelle sich nur vor, wie man Werbung an die Nutzer direkt per WhatsApp schicken kann und diese die Werbung direkt als Pushnachricht lesen können. Da die Nutzer gewohnt sind, direkt auf die Push Nachrichten zu reagieren, ist das optimal, um Marketing Botschaften an den Mann zu bringen.

Für mich ist diese Vorstellung ein Grauen. Mir reichen schon die ganzen SPAM E-Mails. Auf SPAM Push Nachrichten kann ich wirklich verzichten. Aber ich bin mir sicher, dass wir sowas demnächst erleben werden.

Push Nachrichten nehmen zu.

Mit meiner heutigen Podcastfolge will ich aber auf etwas anderes hinaus. Das jetzt Marketer WhatsApp nutzen ist ja nur ein Zeichen dafür, dass diese Instant Messaging Dienste immer mehr von den meisten Menschen angenommen und genutzt werden.

Ich will diese Technologie und diese Dienste keineswegs verteufeln, aber ich habe schon das Gefühl, dass die meisten Menschen noch nicht gelernt haben, damit zielführend umzugehen.

Bei vielen scheint es eine Sucht zu sein. Sie glauben immer direkt jede Message lesen und sofort darauf reagieren zu müssen – Im Grenzfall 24 h lang, 365 Tage im Jahr. Sie könnten ja etwas Wichtiges verpassen.

„Wenn da eine WhatsApp Nachricht reinkommt ist das sicher wichtig.“

Nein. Ist es fast nie.

Das Smart Phone ist immer dabei.

Bei vielen Menschen ist das Smart Phone immer eingeschaltet und liegt selbstverständlich immer griffbereit  – selbst wenn man sich im Lokal privat mit einem Freund trifft. Das Ding liegt auf dem Tisch und im Minutentakt blinkt und brummt es – und natürlich wird zumindest mit einem Auge darauf geschaut – während man sich weiter unterhält.

Viele Menschen erlauben, dass sich diese Push-Nachrichten ständig in ihr Leben einmischen und sie lassen sich unterbrechen bzw. versuchen sich an Multitasking. Das das nicht funktioniert, muss ich hier nicht nochmal ausführen.

Die Lust an der Ablenkung

Warum machen die Leute das? Es scheint die Lust an der Ablenkung zu sein. Wir Menschen haben ein Bedürfnis nach Neuigkeiten, was so kurzfristig gestillt werden kann.

Nur damit veräppeln wir uns.  Wir reden uns ein, es könnte ja wichtig sein. Aber wir wissen es doch besser: Diese WhatsApp, facebook Messenger und andere Push-Nachrichten  sind doch fast immer belanglose Infos, Pseudo Neuigkeiten, die aber sofort gelesen werden sollen.

Früher war es die E-Mail am PC, die sich mit einem „You have mail“ oder einem „Pling“ bemerkbar machte – sofern man diese Benachrichtigung nicht ausgeschaltet hatte.

Heute ist das noch viel schlimmer. Obwohl man natürlich auch bei den Messenger Diensten die Benachrichtigung ausschalten könnte, machen es nur die wenigsten.

Die Meldungen kommen nun nicht mehr nur am PC hoch sondern sind permanent im privaten wie auch im beruflichen Umfeld immer dabei. Wir sind immer On, weil – ja weil wir unser Smart Phone immer dabei haben.

Das ist nicht unbedingt was schlechtes. Ich zum Beispiel genieße es, das Smart Phone immer bei mir zu haben, weil damit jeder Schritt mitgezählt wird, den ich tue.

Ich komme so leichter sauf meine 10.000 Schritte am Tag. Auch kann ich immer und überall Podcasts hören, wenn mir danach ist.

Die Erwartungshaltung ist das Problem

Das Problem beim Smart Phone ist die Kommunikation mit anderen. Es ist die Erwartung des Senders – also desjenigen, der eine E-Mail oder WhatsApp Nachricht verschickt.

Im beruflichen wie auch privaten Umfeld wird häufig erwartet, dass die Nachricht möglichst sofort gelesen und beantwortet wird. Schließlich hat doch jeder sein Smart Phone am Mann – oder der Frau.

Das ist das große Problem: Die Erwartungshaltung. Das war und ist schon bei E-Mails so. Wie häufig ich bei Workshops in Unternehmen von den Teilnehmern gesagt bekomme. Wir müssen immer Up to Date sein mit den E-Mails, weil unsere Kunden und der Chef erwarten eine Antwort innerhalb von 1-2 Stunden.

E-Mails beantworten nach spätestens 2 Stunden?

Was für ein Quatsch. Von mir aus kann es ja eine Vereinbarung geben, dass E-Mails innerhalb von 24 Stunden an Werktagen gelesen und beantwortet werden müssen. Aber doch nicht innerhalb von 1-2 Stunden.

Wenn dem so ist, wie soll man sich denn da auf Wichtiges konzentrieren können und fokussiert arbeiten?

Und bitte wenn Sie wirklich Ihre Kunden bereits so erzogen haben, dass die glauben, Ihr Unternehmen müsste auf E-Mails innerhalb von Minuten oder 1-2 Stunden reagieren, dann müssen Sie in Ihrer Organisation etwas ändern.

Dann brauchen Sie jemanden, der nichts anderes macht, als E-Mails oder „Direct Messages“ zu lesen. Das ist dann dessen Aufgabe und der kann dann auch gerne den Kunden kurzfristig helfen – und wenn es nur die Mitteilung ist, dass die E-Mail bearbeitet wird. Aber von Mitarbeitern im Unternehmen darf nicht erwartet werden, dass E-Mails innerhalb von 2 Stunden gelesen und beantwortet werden – und zwar egal ob diese E-Mails von Kunden oder vom Chef kommen.

Speziell zu diesem Thema hatte ich schon mal eine Podcastfolge gemacht: Die Folge 125: „Warum Sie als Führungskraft nicht immer ansprechbar sein sollten!“

Hören Sie da unbedingt mal rein.

Erreichbar oder ansprechbar?

Ich erläutere da im Detail den großen Unterschied zwischen ständiger Erreichbarkeit und ständiger Ansprechbarkeit.

Mich können Sie beispielsweise jederzeit per E-Mail erreichen. Die Email lese ich aber nicht sofort, sondern in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Ich bin für Sie also ständig erreichbar aber keineswegs ständig ansprechbar.

Mit den Direct Messenger Services ist die erwartete Ansprechbarkeit aber nach meiner Einschätzung noch viel schlimmer geworden. Das steckt schon im Namen: „Direct Message“.

Da ist doch schon die Dringlichkeit im Namen spürbar. Die Erwartung ist:

„Direkt lesen und antworten. Aber zackig.“

So eine Kommunikationsform muss die absolute Ausnahme sein. Es sollte wirklich nur für Wichtiges und Dringendes vorbehalten, also für Meldungen, die vielleicht 2-3 mal im Monat kommen, aber doch nicht im Minutentakt.

Mein wichtigster Tipp:
Bleiben Sie selbstbestimmt!

Dieser Tipp ist banal aber entscheidend für Ihre Produktivität, für Ihre Kreativität und auch für Ihr langfristiges Wohlbefinden:

Schalten Sie konsequent alle Push-Benachrichtigungen auf Ihrem SmartPhone und Ihrem PC aus! Ohne Ausnahme!

Lassen Sie sich nicht von anderen Menschen oder sogar von Apps oder Bots oder sonstigen Technologien fremdbestimmen! Machen Sie das Spiel nicht mit. Bleiben Sie selbstbestimmt!

Wenn Sie gerne mit WhatsApp kommunizieren wollen, tun sie das, aber schalten Sie die Push Nachricht konsequent aus und entscheiden Sie selbst, wann und wie häufig Sie tagsüber die App öffnen und sich mit den dort aufgelaufenen Nachrichten beschäftigen.

Das gleiche gilt natürlich bei anderen digitalen Kommunikationsformen, ob facebook Messenger, Skype, Slack oder beim Umgang mit der alten E-Mail.

Das Problem: „Ich will mich ablenken!“

Ich möchte auf ein weiteres Thema hier eingehen: Obwohl ich diese Push-Nachrichten bei mir konsequent abgeschaltet habe, merke ich doch, dass sich in den letzten Jahren auch bei mir und meiner Nutzung der digitalen Medien und Kommunikationsmittel einiges verändert hat – und nicht unbedingt nur zum Guten.

Ich erwische mich dabei, dass ich deutlich häufiger als 2-3 mal am Tag meine Emails lese.

Beispielsweise warte ich in der Schlange am Supermarkt und hole mein Smar tPhone aus der Jackentasche, öffne die E-Mail App und schaue nach, ob neue E-Mails gekommen sind. Oder ich gehe auf die facebook App oder Twitter und schaue im Newsfeed nach, wer was geschrieben hat.

Einfach mal 2-3 min so in der Schlange zu stehen und nichts zu tun, das geht anscheinend nicht.

Ist das sinnvoll und produktiv?

Nein, ist es nicht. Wenn ich ehrlich bin, tue ich doch nur so als ob ich mich informiere, als ob es sich um wichtige Informationen in den E-Mails handelt, die ich jetzt lese. Die meisten E-Mails sind Spam. Es hat keine Auswirkung, ob ich diese E-Mails oder meinen Newsfeed jetzt in der Schlange stehend lese oder nicht.

Tatsächlich befriedige ich doch damit nur mein Bedürfnis nach Neuigkeiten und vermeide dass ein Gefühl der Langeweile aufkommt.

Jetzt können Sie sagen, das ist ja nicht verwerflich und eigentlich auch nicht schlimm, das zu tun.

Ja. Die Frage, die ich mir aber dabei stelle, ist: Wozu führt das? Welche Auswirkungen hat es, wenn ich mich immer wieder ablenke – egal ob ich es bewusst selbst mache – indem ich mein iPhone raushole oder – noch schlimmer – indem ich mich fremdbestimmt von Push-Nachrichten berieseln lasse?

Wir wollen uns nicht mit uns beschäftigen!

In einem Artikel der Wirtschaftswoche schreibt der Psychologe und Psychoanalytiker Jürgen Ackermann:

„Durch die ständige Erreichbarkeit und die ständige Verfügbarkeit mit Hilfe der modernen Technik lernen Menschen nicht mehr, Verlassenheit und andere negative Gefühle auszuhalten. Dank Facebook und WhatsApp unterbindet der Mensch die Auseinandersetzung mit der eigenen Person.“

Das ist auch mein Eindruck. Wir wollen uns ablenken, um zu vermeiden, dass wir uns einfach mal mit uns selbst beschäftigen. Es fällt uns zunehmend schwer, auch nur kurze Zeit mal Ruhe und Nichtstun auszuhalten. Dabei braucht der Mensch den Wechsel von Aufregung und Ruhepausen.

Und auch für die Kreativität ist es wichtig, solche Zeiten der Ruhe auszuhalten – ja sogar genießen zu können.

Das Problem beim Beginn einer neuen kreativen Tätigkeit

Ich beobachte an mir selbst wie auch bei vielen Führungskräften in Workshops , dass es vielen immer schwerer fällt, kreativ an eine Sache ran zu gehen und manchmal überhaupt mit einer Aufgabe zu starten.

Ich gebe Ihnen ein Beispiel:

Der Abteilungsleiter Herr Müller hat sich vorgenommen eine Strategie für seine Abteilung zu erarbeiten. Herr Müller hat sich dafür die ersten 2 Stunden des Tages Zeit genommen. Er will dabei nicht gestört werden. Deswegen hat er seine Bürotür geschlossen, ein großes Schild mit „nicht stören“ aufgehängt und sein Smart Phone ausgeschaltet.

Nun sitzt er an seinem Schreibtisch vor einem leeren weißen Blatt Papier. Er will ja seine Strategie erarbeiten. Aber wie fängt man das an?

Ein Gefühl der Unlust kommt in ihm hoch. Irgendwie hat das Gefühl nicht produktiv zu sein. Hinsichtlich des Themas Strategie fällt ihm so jetzt ad hoc auch nichts ein. Und mit Strategie soll er sich nun 2 Stunden beschäftigen?

Seine Gedanken schweifen ab. Er denkt an die Aufgaben, die er heute oder in den nächsten Tagen noch erledigen muss: Seine Reisekostenabrechnung, den Telefonanruf mit dem wichtigen Kunden und die wöchentliche Abgabe des Umsatzreports. Der muss ja auch noch gemacht werden.

Er bemerkt, dass er nicht bei der Sache ist. Er merkt, dass er abschweift. Er schaut das leere Blatt Papier an und versucht wieder, sich auf die Strategie zu konzentrieren.

„Wie fange ich an? Was ist eigentlich eine Strategie?
Hmm – Ich sollte mir jetzt erst mal einen Kaffee holen…“

Also steht Herr Müller auf, geht aus seinem Büro in die Kaffeeküche und trifft dort den Kollegen Maier. Die Ablenkung kommt gelegen. Sie unterhalten sich über das Wetter, über die hohe Arbeitsbelastung und den Vorstand, der nicht versteht, wie schwierig das alles hier ist  – und als Herr Müller nach 30 min in sein Büro zurückkommt mit einer Tasse dampfenden Kaffees in der Hand – liegt da immer noch das weiße leere Blatt Papier.

Was ist hier passiert?

Herr Müller hat es nicht ausgehalten, einfach mal zwei Minuten über ein neues Thema nachzudenken. Es fällt ihm so schwer sich die Zeit zu geben, los zulassen, über etwas in Ruhe nachzudenken. Da kommt direkt ein ungutes Gefühl in ihm hoch.

Dabei ist es entscheidend, dran zu bleiben, das Gefühl auszuhalten, um kreativ zu sein und mittelfristig vielleicht sogar in einen Flow zu kommen. Es ist entscheidend diese Zeit des scheinbaren Nichtstuns auszuhalten, damit mittelfristig was Neues im Kopf und dann auch in der Realität entstehen kann.

Mir scheint es, als ob wir uns immer mehr angewöhnen, diese Zeit der Muße, die anfänglich auch häufig mit Unlust und dem Gefühl der Langeweile verbunden ist, zu vermeiden. Es ist schwer mit etwas ganz Neuem anzufangen.

Wir merken schon, dass das nicht richtig ist, wenn wir es immer aufschieben und uns ablenken lassen. Wir haben auch ein schlechtes Gewissen deswegen.

Also beruhigen wir unser schlechtes Gewissen damit, dass wir uns um scheinbar Dringendes kümmern, also lenken wir uns ab mit Pseudo Neuigkeiten. Sei es mit E-Mails lesen, mit Direct Messenger Infos oder dem Lesen des Newsfeeds bei facebook. Es ist ja auch wichtig informiert zu sein. – Ist es das?

Dieser Ablenkung dient in gleicher Weise das Kaffeeholen und das willkommene aber belanglose Gespräch mit dem Kollegen.

Bitte nicht missverstehen: Gespräche in der Kaffeeküche zu führen ist vollkommen ok, beispielsweise, wenn man nach getaner Arbeit eine Pause macht. Aber in unserem Beispiel hat Herr Müller das Gespräch gesucht, weil er sich nicht mit der Strategie beschäftigen wollte. Er suchte ja eine Ablenkung.

Was also tun?

Wie bekommen wir es hin, fokussiert zu arbeiten ohne dass wir uns selbst boykottieren, wie es Herr Müller gemacht hat?

Es reicht häufig nicht aus, einfach alle Push Nachrichten und sonstige Ablenkungen abzuschalten. Wir müssen auch lernen mit unseren Gefühlen der Unlust umzugehen.

Ich habe hierfür einen Tipp, den ich von meinem Podcastkollegen und Freund Ivan Blatter übernommen habe und den ich mehrfach an mir selbst ausprobiert habe.

Mein Tipp mit Engelchen und Teufelchen

Dieser Trick geht so:

Nehmen wir an, ich befinde mich in einer ähnlichen Situation wie Herr Müller. Ich habe alle Ablenkungen ausgeschaltet. Ich habe ein leeres Blatt Papier vor mir liegen und habe mir vorgenommen in den nächsten 2 Stunden meine Strategie für das nächste Jahr zu entwickeln.

Ich weiß nicht genau wie ich anfangen soll. Ein Gefühl der Unlust kommt in mir hoch. Meine Gedanken schweifen ab und ich überlege mir schon aufzustehen, um mir einen Kaffee zu holen.

Und jetzt kommt der Trick: Ich stelle mir ein Engelchen und ein Teufelchen vor – das Engelchen rechts und das Teufelchen links auf meiner Schulter – und beide sprechen mit mir.

Das Engelchen sagt:

„Bleib am Tisch sitzen und arbeite an der Strategie!“

das Teufelchen aber sagt:

„Quatsch. Das hat doch alles keinen Sinn. Komm, hol Dir erst mal einen Kaffee.“

Normalerweise würde das Teufelchen ja nach spätesten 1-2 Minuten gewinnen.

Aber das Engelchen ist pfiffig und es verhandelt mit mir. Und zwar sagt es:

„Bernd, einigen wir uns doch auf Folgendes: Du musst nicht 2 Stunden an der Strategie arbeiten. Du bleibst jetzt nur mal  10 min sitzen vor dem weißen Blatt Papier. Lass in diesen 10 min keine Ablenkung zu – also kein Kaffeeholen, keine emails lesen, kein Facebook.

Wenn nach den 10 min immer noch Nichts auf dem weißen Blatt Papier steht, dann brichst Du ab. Dann brauchst Du auch heute nicht mehr weiter an der Strategie zu arbeiten und dann holst Du Dir einen Kaffee und machst in dem Rest der Zeit, was Dir in den Sinn kommt. Einverstanden?“

Auf diesen Deal lasse ich mich ein. 10 Minuten einfach nur da zu sitzen und nichts zu tun, kann ja nicht so schwer sein. 2 Stunden hingegen wäre nicht machbar. Aber 10 Minuten? Das Teufelchen grummelt zwar, aber es hält den Mund.

Das Tolle an diesem Deal ist, in 9 von 10 Fällen ist das Blatt Papier nach 10 Minuten nicht mehr leer. Es ist vielmehr so, dass ich nach 10 Minuten einiges  hingeschrieben habe.

Das mag noch nicht besonders gut sein, aber das Gefühl der Unlust ist weg. Ich habe mit der Strategie begonnen. Ich habe die Blockade überwunden  und häufig bin ich bereits nach 10 Minuten so fokussiert, dass ich gar nicht daran denke, mir einen Kaffee holen zu müssen.

Ich bin in einer Art „Flow“, ich bin kreativ und es macht Spaß – und das alles nur, weil ich auf das Engelchen gehört habe und mich darauf eingelassen habe nicht 2 Stunden daran zu arbeiten sondern erst mal nur 10 Minuten.

Probieren Sie es mal aus. Es ist faszinierend. Es funktioniert.

Das inspirierende Zitat

„Die meisten Menschen arbeiten nicht an einer Aufgabe, sondern um sich zu beschäftigen und sich abzulenken.“

Nikolaus B. Enkelmann

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