Unternehmeraufgaben: Kommen Sie aus dem operativen Tagesgeschäft raus!
Unternehmeraufgaben: Raus aus dem Hamsterrad Foto: Tempus_Fugit/ Quelle: www.bigstock.com
Was sind die wirklichen Unternehmeraufgaben?
Viele Unternehmer haben das Gefühl, den ganzen Tag nur für ihre Firma dazu sein. Besonders häufig trifft das bei Firmen mit 10-20 Mitarbeitern zu.
Gehören Sie auch dazu? Dann arbeiten Sie sicher auch weit mehr als 40 Stunden in der Woche.
Längere Zeit in Urlaub waren Sie wahrscheinlich das letzte Mal vor 3 oder 4 Jahren.
Sie sind schließlich fest davon überzeugt, dass Sie permanent erreichbar sein müssen. Schließlich wollen Sie mit Ihrem Unternehmen wachsen. Sie glauben, ohne Sie geht nichts und Ihr Unternehmen würde vor die Wand fahren, wenn Sie nicht ständig treiben und arbeiten.
Ich bin da anderer Meinung. Als Unternehmer müssen Sie immer einen klaren Kopf und den Überblick behalten. Ich bezweifle, dass Ihnen das möglich ist, wenn Sie über Monate oder Jahre ständig 60-70 Stunden in der Woche arbeiten und keine Zeit für Urlaub haben.
Als Unternehmer sind Sie Energielieferant
Bedenken Sie: Sie sind Energielieferant für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter. Aber auch Ihre Energie- und Gesundheitsreserven sind begrenzt.
Nur ein gesunder Unternehmer ist auch ein guter Unternehmer. Deswegen haben Sie nicht nur das Recht, sondern die Pflicht, regelmäßig Energie zu tanken und vom Unternehmensalltag abzuschalten.
„Aber ohne mich geht es doch nicht!“
Vielleicht sagen Sie sich jetzt: Wenn ich nicht täglich meinen Job mache, dann geht mein Unternehmen den Bach runter.
Bitte verstehen Sie mich nicht falsch: Ich glaube Ihnen, dass Sie sich nicht von heute auf morgen einfach so mehrere Wochen aus Ihrem Unternehmen rausziehen können. Sie sollten aber die Weichen stellen, dass Sie das in einigen Wochen oder Monaten tun können.
Was sind Ihre Aufgaben?
Um dahin zu kommen, sollten Sie sich darüber klar werden, mit welchen Aufgaben Sie den Großteil Ihrer Zeit verbringen. Das ist die entscheidende Frage, die Ihnen hilft, aus dem Hamsterrad der zeitlichen Überforderung auszubrechen.
Ob Sie langfristig Erfolg als Unternehmer haben und ob Ihre Firma wächst und gedeiht, hängt entscheidend von Ihnen ab und mit welchen Aufgaben Sie Ihre Zeit verbringen.
Die drei Aufgabenbereiche
Jede Ihrer Aufgaben können Sie einem dieser drei Bereiche zuordnen:
- Fachaufgaben
- Managementaufgaben
- Unternehmeraufgaben
Warum ist diese Unterscheidung wichtig? Wenn Sie sich als Unternehmer mit Fachaufgaben beschäftigen oder den größten Teil Ihrer Zeit mit Managementaufgaben verbringen, verzetteln Sie sich. Um aus dem Hamsterrad auszubrechen, müssen Sie sich den Unternehmeraufgaben widmen.
Wie unterscheiden sich die drei Aufgabenbereiche?
Fachaufgaben
Fachaufgaben sind Tätigkeiten, die sich direkt auf das Produkt oder die Dienstleistung Ihres Unternehmens beziehen. Wenn Ihr Unternehmen Software herstellt, dann sind typische Fachaufgaben beispielsweise:
- Programmieren
- Verkauf der Software
- Buchhaltung
- Telefonische Kundenbetreuung
Managementaufgaben
Wenn Sie Menschen und Prozesse so steuern, dass die Fachaufgaben im Unternehmen optimal gelöst werden, dann erledigen Sie Managementaufgaben. In dieser Managerrolle definieren und kontrollieren Sie Abläufe und Standards.
Als Manager koordinieren Sie die täglich anfallenden operativen Aufgaben und kümmern sich um die Mitarbeiter. In unserem obigen Beispiel eines Softwareunternehmens fallen darunter Tätigkeiten wie
- Definition und Einführung von Qualitätsstandards beim Programmieren
- Einteilung der Ressourcen, beispielsweise welche Mitarbeiter wann an welchen Projekten arbeiten
- Definition und Kontrolle von Umsatzzielen im Vertrieb
- Überprüfung der operativen Geschäftszahlen wie Auftragseingang, Umsatz und Cash-Flow.
Unternehmeraufgaben
Wenn Sie Unternehmeraufgaben bearbeiten, dann arbeiten Sie nicht in sondern an Ihrem Unternehmen. Sie geben den Zweck des Unternehmens vor. Sie entwickeln die Unternehmensstrategie und beschäftigen sich intensiv damit, was Ihre Kunden wollen und wie Ihr Unternehmen den Kunden nutzen kann.
Sie definieren, wo es hingehen soll. Sie beschreiben die Unternehmensvision. Sie „leben“ die Unternehmenswerte und Führungsprinzipien. Als Unternehmer führen und kontrollieren Sie die Manager des Unternehmens. Auch stellen Sie sicher, dass Ihre Manager die geeigneten Mitarbeiter auswählen. In Ihrer Rolle als Unternehmer sollten Sie permanent auf der Suche nach herausragenden Mitarbeitern und Managern sein.
Keine Fachaufgaben als Unternehmer
Spätestens wenn Sie als Unternehmer mehr als eine einstellige Zahl an Mitarbeitern beschäftigen, sollten Sie keine Fachaufgaben mehr erledigen:
Als Inhaber eines Produktionsunternehmens mit 15 Mitarbeitern dürfen Sie nicht mehr selbst an der Maschine stehen.
Als geschäftsführender Gesellschafter einer Softwareschmiede ist es nicht mehr Ihre Aufgabe Programmcode zu schreiben – selbst wenn Sie es gerne tun und selbst wenn Sie es am Besten können.
Fachaufgaben sind die ureigenen Aufgaben Ihrer Mitarbeiter. Sie als geschäftsführender Gesellschafter haben genügend mit den Management- und Unternehmeraufgaben zu tun. Wenn Sie sich nicht darum kümmern, wer dann?
Warum ist es so schwer zu delegieren?
Warum fällt es trotzdem vielen Kleinunternehmern so schwer, Facharbeiten zu delegieren? Der Grund liegt in ihrem Expertenwissen. Viele waren in Ihrer früheren Tätigkeit als Fachkraft ausgewiesene Experten auf Ihrem Gebiet. Sie tun sich deshalb schwer, konsequent Sachaufgaben an Mitarbeiter zu delegieren. Da höre ich häufig Sätze wie diese:
„Die Aufgabe kann keiner so gut wie ich erledigen.“
oder:
„Bis ich das meinen Mitarbeitern erkläre, habe ich es schneller selbst gemacht.“
Gehören Sie auch dazu? Bitte bedenken Sie: Beide Sätze sind fatal, da Sie so nie genügend Freiraum für sich und Ihre wirklichen Aufgaben schaffen können.
Zwar ist es wahrscheinlich richtig, dass Ihre Fachaufgaben beim ersten Mal des Delegierens nicht so schnell und vielleicht auch nicht so gut erledigt werden. Aber einmal müssen Sie mit dem Delegieren ja anfangen.
Delegieren ist zu Beginn eine Art Investment
Eine langsamere Bearbeitung und mögliche Fehler müssen Sie kurzfristig akzeptieren und einkalkulieren. Langfristig gewinnen Sie Zeit und Energie. Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen wachsen wollen, haben Sie keine andere Chance als Facharbeiten konsequent zu delegieren!
Wenn Sie die nötige Anleitung und geeignetes Feedback geben, so werden Sie erstaunt sein, wie schnell Ihre Mitarbeiter lernen. In der Regel wird die übertragene Fachaufgabe mittelfristig genauso gut und schnell bearbeitet, wie wenn Sie es gemacht hätten. Manchmal sogar schneller und besser.
Ich habe aber Spaß an der Facharbeit!
Natürlich kann es auch sein, dass Sie die ausgewählte Sachaufgaben gerne selbst übernehmen. Es sind die Fachaufgaben, die ihnen einfach Spaß machen. Hin und wieder eine solche Tätigkeit zu übernehmen wäre eigentlich nicht tragisch. Aber da Ihre Arbeitszeit Ihr Engpass ist, müssen Sie solche Sacharbeiten delegieren. Auch demotiviert es Ihre Mitarbeiter, wenn Sie sich die attraktivsten Sachaufgaben rauspicken.
Es gibt Menschen, die sich absolut nicht davon trennen wollen, Facharbeiten zu erledigen. Das ist ok. Aber so jemand wird es schwer haben, die Rolle des Unternehmers auszufüllen – zumindest, wenn das Unternehmen wachsen will oder bereits mehr als eine einstellige Zahl an Mitarbeitern beschäftigt.
Die Wachstumshürden eines Unternehmens
Wer ein Unternehmen gründet macht zu Beginn fast alles selber. Wenn das Unternehmen dann wächst und mehr Mitarbeiter eingestellt werden, kommt es zur ersten Wachstumshürde.
Das passiert schon etwa ab einer Größe von 5-7 Mitarbeitern. Jetzt muss sich der Unternehmer entscheiden. Wenn er weiter wachsen will, muss er konsequent Fachaufgaben delegieren. Ansonsten fehlt ihm die Zeit für die wichtigen Management- und Unternehmensaufgaben. Hat er diese Zeit aber nicht, wird das Unternehmen nicht wachsen und er wird unzufrieden.
Die zweite Wachstumshürde
Hat der Unternehmer die erste Wachstumshürde erfolgreich genommen und das Unternehmen prosperiert und wächst, kommt es bei etwa 15-20 Mitarbeitern zur zweiten Wachstumshürde. Der Unternehmer delegiert zwar alle Fachaufgaben, hat aber vermehrt das Gefühl, dass er sich nur um operatives Management kümmert und keine Zeit für die wichtigen Unternehmeraufgaben hat. Soll das Unternehmen weiter wachsen, muss er sich stärker um die Unternehmeraufgaben und weniger um die Managementaufgaben kümmern.
Sind Sie in dieser Situation? Dann müssen Sie nicht nur die Fachaufgaben sondern auch die operativen Managementtätigkeiten und Detailentscheidungen delegieren. Hierzu brauchen Sie geeignete interne Unternehmensstrukturen und Mitarbeiter, die diese Managementfunktionen übernehmen.
Als Unternehmer müssen Sie die Strategien erarbeiten, Sie müssen wissen, was Ihre Kunden wollen und wie Ihr Unternehmen den Kunden nutzt. Als Unternehmer führen und kontrollieren Sie die Manager Ihrer Firma.
Der Endzustand
Langfristig sollten Sie Ihr Unternehmen so aufbauen, dass es zumindest im operativen Geschäft auch vollständig ohne Sie funktioniert. Stefan Merath hat die Entwicklung der Unternehmerpersönlichkeit treffend beschrieben:
„Das Unternehmen ist der Spiegel der Unternehmerpersönlichkeit. Beide können sich nur gemeinsam entwickeln. Wenn Ihr Unternehmen wächst, haben Sie zwei Möglichkeiten. Entweder Sie wachsen mit und Sie haben Erfolg. Oder Ihr Unternehmen wächst Ihnen über den Kopf und Sie gehen unter!“
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