FPG048 - Führen auf Distanz!

Führen auf Distanz
Foto: olly2/ Quelle: www.bigstock.de

Mitarbeiter erfolgreich zu führen ist nicht einfach.

Was gehört da nicht alles dazu: Konstruktives Feedback geben, richtig delegieren, Ziele vereinbaren, kontrollieren, unterstützen, coachen – und, und, und…

Wenn sich Mitarbeiter und Führungskraft dann sogar noch an unterschiedlichen Orten befinden, gestaltet sich Führung nochmal eine Stufe schwieriger. Führen auf Distanz ist eine besondere Herausforderung.

Was genau meine ich, wenn wir von Führung auf Distanz sprechen? Vereinfacht formuliert können wir sagen:

„Distanz ist, wenn ich meine Mitarbeiter nicht sehen kann.“

Arbeiten Chef und Mitarbeiter hingegen an einem Ort zusammen, können sie ständig kommunizieren. Ohne örtliche Distanz sieht der Chef ständig, was seine Mitarbeiter wann tun und er kann schnell eingreifen, wenn er es für nötig hält.

Auch die Mitarbeiter können jederzeit Fragen stellen und Rückmeldungen geben. Der Chef ist ja schließlich immer da. Ein persönliches Gespräch ist jederzeit spontan möglich.

Nachteile der örtlichen Nähe

Diese örtliche Nähe kann allerdings dazu führen, dass der Chef das Gefühl hat, er habe alles und jeden unter Kontrolle. Dadurch ist die Gefahr groß, dass der Chef mikromanagt. Er kontrolliert ständig, redet überall rein, weiß alles besser und lässt seinen Mitarbeitern keinen Freiraum – und er selbst ist so mit diesem operativen Überwachen beschäftigt, dass er sich nicht um die langfristigen, strategischen Dinge kümmern kann.

Wer auf Distanz führt, wird allein schon durch die Distanz dazu gezwungen, nicht oder zumindest weniger zu mikromanagen.

Man könnte auch sagen, die eigene Führungsschwäche zeigt sich klarer und härter, sobald ein Chef gezwungen ist, auf Distanz zu führen. Schlechtes Delegieren, Kontrollwahn, Nichteinhaltung der Feedbackregeln und unklare Ziele lassen sich einfacher kaschieren, wenn man als Führungskraft ständig spontan im direkten persönlichen Kontakt mit seinen Mitarbeiter sein kann. Man merkt seine eigene Führungsschwäche nicht oder nicht so stark.

Fehlende Spontanität beim Führen auf Distanz

Beim Führen auf Distanz gibt es diese Spontanität nicht. Wer da nicht richtig delegiert, nicht klare Ziele kommuniziert und wer nicht mit Vertrauen führt, der wird scheitern.

Nun ist es sicher noch ein Unterschied, ob sich der Mitarbeiter einfach nur in einem anderen Stockwerk befindet oder ob er an einem ganz anderen Standort oder im Homeoffice oder sogar in einem anderen Land irgendwo in der Welt arbeitet. Einige Herausforderungen sind aber gleich.

Wenn Sie auf Distanz führen müssen Sie sich im Klaren sein, dass persönliche Treffen und Gespräche die Ausnahmen sind. Der persönliche Kontakt ist stark reduziert. Deswegen müssen Sie gut planen und lernen, effektiv zu kommunizieren.

Medienkompetenz

Wenn Sie auf Distanz führen, sind Sie von Technologie-unterstützender Kommunikation abhängig. Wenn Sie keine persönliche Meetings abhalten können, dann müssen Sie fast alles durch E-Mails, Telefon, Webinare oder Videokonferenzen besprechen und abklären.

Wenn Sie das aber erfolgreich tun wollen, müssen Sie und Ihre Mitarbeiter Medienkompetenz entwickeln. Was meine ich damit?

Bei einem persönlichen Gespräch können Sie die Emotionen Ihres Gesprächspartners in seinem Gesicht oder in seiner Haltung ablesen. Das funktioniert aber nicht bei Telefonkonferenzen.

Meine Erfahrung mit Telefonkonferenzen

In meiner früheren Tätigkeit als Geschäftsführer habe ich regelmäßig viele Telefonkonferenzen mit mehreren Mitarbeitern rund um den Globus geführt. Ich empfand diese Besprechungen als weitaus anstrengender als persönliche Meetings oder einfache Telefongespräche.

Ich denke, es lag mit daran, dass ich bei diesen Telefonkonferenzen die Informationen und Emotionen der verschiedenen Teilnehmer unterschiedlich verarbeiten musste. Bei denjenigen Besprechungsteilnehmern, die über Telefon zugeschaltet waren, bekam ich nur das gesprochene Wort mit. Bei den Teilnehmern vor Ort bekam ich aber zusätzlich ihre Körpersprache und Mimik mit und konnte die so besser verstehen und schneller einschätzen.

Dies aber so zu koordinieren, dass alle Teilnehmer – egal ob zugeschaltet oder im Raum anwesend – gleichberechtigt gehört und verstanden wurden, war herausfordernd und anstrengend.

Dazu kam noch, dass das Gespräch für die meisten Teilnehmer nicht in deren Muttersprache sondern in Englisch stattfand. Da konnte es schnell zu zusätzlichen Missverständnissen kommen.

Erschwerend kam noch hinzu, dass die telefonisch zugeschalteten Mitarbeiter teilweise aus ganz anderen Kulturen kamen. Schon im persönlichen Gespräch vor Ort zwischen einem Deutschen und einem Chinesen ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es zu Missverständnissen kommt – einfach aufgrund der unterschiedlichen Kulturen, in denen die beiden leben. Sind die beiden aber gezwungen, sich nur telefonisch zu verständigen, wird das noch um einiges kritischer. Schließlich lässt sich die Reaktion und das Verhalten des Gesprächspartners nicht beobachten.

Beim Führen auf Distanz müssen Sie sich also die Kompetenz aneignen, Besprechungen effektiv und effizient über Telefon zu führen ohne dabei Empathie und Emotionen zu vernachlässigen.

Technische Herausforderungen

Über die rein technischen Probleme haben wir noch gar nicht geredet. Glauben Sie mir, es ist frustrierend, wenn Ihre Freisprecheinrichtung Murks ist und Sie nichts verstehen, weil die aus Bombay per Telefon zugeschalteten Mitarbeiter alle klingen wie Donald Duck mit indischem Akzent. Da macht eine Telefonkonferenz nicht wirklich Spaß.

Auch die Situation, wenn die Telefonverbindung alle 2 min gestört ist und Sie sich immer wieder neu einwählen müssen, führt nicht gerade zu einer ausgeglichenen Stimmung.

Ja, ja ich weiß schon, was Sie sagen wollen. Heutzutage gibt es doch auch Webinare und Videokonferenzen. Da kann man doch die Reaktion und das Verhalten des anderen sehen. Bedingt. Es macht nur Spaß, wenn Ihre Internetverbindung auch schnell genug ist, sonst wird aus Ihrer Videoverbindung ganz schnell eine Standbildverbindung, die Ihnen wenig zusätzliche Information bringt!

Selbst wenn alles funktioniert bei einer Videokonferenz: Es ist etwas anderes, jemanden auf dem Bildschirm zu sehen oder mit ihm im Raum zu sein. Die kurzen Gespräche und Reaktionen in einer Kaffeepause oder die Emotionen vor und nach dem Meeting, bekommen Sie vor Ort mit, nicht aber, wenn Sie über Videokonferenz zugeschaltet sind.

Beurteilung von Leistungen

Wenn Sie auf Distanz führen, wird es schwieriger einzuschätzen, ob der Mitarbeiter gut arbeitet oder nicht. Sie haben weniger verlässliche Informationen und Beobachtungen. Sie müssen mehr über Resultate beurteilen.

Besonders problematisch kann Führen auf Distanz werden, wenn Ihr Mitarbeiter Ihnen nur fachlich zugeordnet ist und sich an einem anderen Standort befindet oder sogar in einem anderen Land arbeitet. An diesem Standort hat er meistens dann einen direkten Vorgesetzten, mit dem Sie sich abstimmen müssen, z.B.: wenn der Mitarbeiter Ihnen im Rahmen eines Projekts zugeordnet ist. Diese Situation findet sich häufig in Unternehmen, die in einer Matrixstruktur arbeiten. Dort müssen Sie sich mit dem Standortleiter, bzw. dem Landeschef gut abstimmen. Ansonsten ziehen Sie immer den Kürzeren.

Die lokalen Anforderungen und der lokale Chef haben letztendlich immer das Sagen und mehr Informationen. Lokale Anforderungen und Aufgaben haben dann für den Mitarbeiter eine höhere Priorität als die Aufgaben, die er für Sie aus der Ferne erledigen soll.

Wenn Sie ein vertrauensvolles Verhältnis zu dem Mitarbeiter aufgebaut haben, dann wird er Ihnen dieses Prioritätenproblem zu verstehen geben. Wenn das Vertrauensverhältnis allerdings gestört ist oder Sie es versäumt haben, Vertrauen aufzubauen, dann bekommen Sie das erst mit, wenn Ihr Projekt in die Hose geht.

Sie sehen schon: Führen auf Distanz bedeutet ein höheres Maß an Unsicherheit für den Führenden. Sie können nur durch Vertrauen führen und Sie müssen sich klar machen, dass Sie einen zeitlichen und mentalen Koordinierungsaufwand für das Führen auf Distanz einplanen müssen.

Vorsicht mit Kosteneinsparungen!

Eine große Gefahr besteht meiner Meinung nach in vielen Unternehmen darin, dass die oberste Managementebene glaubt, durch Virtuelle Teams könne man signifikant Reisekosten einsparen. Overheadkosten runter: Cost Cutting der Reisekosten – eine Spitzenidee denkt der CFO:

„Warum sollen die Mitarbeiter denn durch die Gegend reisen und andere Standorte besuchen, wo wir doch den Informationsaustausch durch E-Mails, unsere neue Intranet-gestützte Kollaborationsplattform und Telefonkonferenzen haben…“

Nee, is klar, lieber Finanzvorstand. Nur so einfach ist es eben nicht!

Das Problem: Für Führen auf Distanz ist Vertrauen wichtig. Um zu vertrauen, muss ich den anderen als Person kennen lernen. Der Chef muss seinen Mitarbeitern kennen lernen und genauso umgekehrt.

Sie wollen schließlich wissen, mit wem Sie es zu tun haben. Kann ich mich auf den verlassen? Wie wirkt der auf mich? Wie beurteile ich dessen Stärken und Schwächen?

Klar können Sie das über‘s Telefon oder über Videokonferenzen versuchen, aber das geht nur bis zu einem gewissen Grad. Das Vertrauen zu Ihren Mitarbeitern wie auch das Vertrauen der Mitarbeiter untereinander bauen Sie in ungezwungenen, persönlichen Gesprächen auf.

Kick-Off-Meetings

Deswegen sind Kick-Off Meetings so wichtig zu Beginn eines Projekts. Klar geht es da auch darum, das Projekt vorzustellen. Aber mindestens genauso wichtig ist es, dass sich die Teilnehmer persönlich kennen lernen – und möglichst danach noch zusammen etwas Essen gehen oder an der Bar ein Bierchen trinken – was auch immer.

Das muss und sollte nicht in einem Besäufnis ausarten. Es geht darum, den anderen außerhalb der fachlichen Tätigkeit kennen zu lernen und so Vertrauen aufzubauen. Menschen arbeiten mit Menschen und Menschen vertrauen Menschen, die sie kennen.

Wenn dieses Vertrauen mal aufgebaut ist, dann funktioniert auch die Kommunikation mit E-Mail, Telefonmeetings und Videokonferenzen viel besser. Missverständnisse lassen sich einfacher aufklären, weil man die andere Person kennt und schätzt. Im Zweifelsfall unterstelle ich bei einem Konflikt erst mal, dass es sich um ein Missverständnis handelt und nicht das der andere mich gerade über den Tisch ziehen will oder betuppen will.

Regelmäßige Präsenzveranstaltungen, sei es Kick-Off Meetings oder Weihnachtsfeiern oder was auch immer – sind eine gute Investition in die Zusammenarbeit und sehr wichtig für das Führen auf Distanz.

3 Erfolgsfaktoren für das Führen auf Distanz

Aus meiner Sicht gibt es drei entscheidende Faktoren für erfolgreiches Führen auf Distanz:
Klare Regeln, gute Kommunikation und Vertrauen

1. Klare Regeln

Gute Führung braucht klare und eindeutige Regeln und Ziele. Beim Führen auf Distanz ist das noch wichtiger. Die Führungskraft sollte transparente Indikatoren definieren, woran Fortschritte, Aufwende und Ergebnisse gemessen werden. Chef und Mitarbeiter sollten gemeinsam klare Standards für die Zusammenarbeit definieren.

Termine, Absprachen wie auch Zusagen sind einzuhalten – von allen Beteiligten.

Mitarbeiter, die aus der Ferne geführt werden, erhalten normalerweise ein großes Maß an Freiheiten. Das bedeutet aber auch, dass die auf Distanz geführten Mitarbeiter die Fähigkeit haben müssen, strukturiert zu arbeiten und eigenverantwortlich zu handeln. Bei der Entscheidung, ob ein Mitarbeiter aus der Distanz geführt werden soll, ist diese Voraussetzung unbedingt zu beachten.

2. Gute Kommunikation

Die vorhin erwähnte Medienkompetenz ist sehr wichtig – auf Seiten des Mitarbeiters wie auch auf Seiten des Chefs. So gelten die typischen Regeln für Meetings ganz besonders für Telefonkonferenzen, also beispielsweise:

Gute Vorbereitung mit Agenda vorab
Protokoll an alle
Pünktlicher Beginn und pünktliches Ende
Jeder redet nur, wenn er etwas wirklich Neues beizutragen hat!
Jeder fasst sich kurz.
Keiner fällt dem anderen ins Wort
Zeitnahes Meeting Protokoll

Hören Sie doch einfach noch mal in die Podcastfolge 7 rein. Da spreche ich ausführlich darüber, wie man Besprechungen effektiv vorbereitet und führt. Das Meiste davon lässt sich auf Telefonkonferenzen sehr gut übertragen.

Beachten Sie dabei, dass non verbale Informationen häufig am Telefon nicht erkannt werden. Daraus können Missverständnisse entstehen, die in einem persönlichen Meeting nicht auftreten würden.

Beim Umgang mit E-Mails gelten die üblichen Regeln für gute Führung und Kommunikation– nur in verschärfter Weise. E-Mails können sehr sinnvoll und effektiv beim Führen auf Distanz eingesetzt werden, aber sie ersetzen keine Gespräche!

Vermeiden Sie deswegen unbedingt sogenannte Ping-Pong-E-Mails. Das sind E-Mails bei denen eine Diskussion stattfindet und abwechselnd immer wieder in kurzen Abständen auf die gerade versendete E-Mail von der anderen Seite geantwortet wird. Dafür ist eine E-Mail nicht gemacht. In einemsolchen Fall greifen Sie zum Telefon! In Podcastfolge 42 spreche ich ausführlich über den richtigen Umgang mit E-Mails. Hören Sie da mal rein.

Je nach Komplexität der Aufgaben sollten Sie unterschiedliche Kommunikationsformen bevorzugen:
E-Mails funktionieren sehr gut für z.B. kurze Nachfragen, Ideenaustausch oder für Statusberichte.

Für eine Diskussion oder eine Ergebnispräsentation sollten Sie schon eine Telefonkonferenz einberufen und am Besten vorher die Präsentation per E-Mail rumschicken. Auch Videokonferenzen sind hierfür gut geeignet – sei es mit Skype oder GoogleHangout oder was für ein System Sie auch immer nutzen.

Komplizierte Entscheidungen sollten Sie allerdings , wenn möglich im persönlichen Gespräch vor Ort, treffen. Das Gleiche gilt für konfliktbehaftete Verhandlungen. Klar manchmal ist das nicht möglich. Dann müssen Sie es per Telefon- oder Videokonferenz machen – aber wenn es möglich ist, besprechen Sie solche Themen besser persönlich Auge in Auge vor Ort.

3. Vertrauen

Wie bereits vorhin gesagt: Führen auf Distanz funktioniert nur mit Vertrauen. Deshalb müssen Sie erst mal Vertrauen aufbauen. Sie müssen – stärker als bei Mitarbeitern vor Ort – bereit sein Ihren Mitarbeitern Vertrauen entgegen zu bringen.

Fördern Sie das Kennenlernen untereinander wie auch das Wir-Gefühl durch Präsenzveranstaltungen. Wenn das nicht möglich ist, legen Sie Wert darauf, sich regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern auch außerhalb des fachlichen auszutauschen. Interessieren Sie sich für Ihre Mitarbeiter. Was bewegt sie? Wie geht es Ihnen? Selbst wenn es telefonisch schwerer ist, nehmen Sie sich die Zeit und bauen Sie eine persönliche Beziehung auf. Nur so bauen Sie langfristig auch Vertrauen auf.

7 entscheidende Tipps für’s erfolgreiche Führen auf Distanz

Sorgen Sie dafür, dass die Infrastruktur auf allen Seiten stimmt:
Schnelle Internetverbindung, Laptop und SmartPhone für jeden Mitarbeiter sollte selbstverständlich sein.Sorgen Sie aber auch dafür, dass Sie wie auch Ihre Mitarbeiter ausreichend Reise- und Zeitbudget zur Verfügung haben, um sich regelmäßig zu treffen. Bei internationalen Teams kann das Treffen vielleicht nur einmal im Jahr sein. Aber immerhin!
Führen Sie mit Vertrauen, Zielen und Sinn!
Es ist Ihre Aufgabe dass Ihr Team ein gemeinsames Verständnis der Zusammenarbeit hat. Unterstützen Sie das Wir-Gefühl. Und denken Sie immer daran:
„Die zur Verfügung stehende Technik ist kein Ersatz für gute Führungsarbeit.“
Geben Sie Ihren Remote Mitarbeitern regelmäßig konstruktives Feedback, wenn möglich persönlich oder zumindest im 2 er Telefongespräch.
Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht demotivieren durch unnötiges Reporting. Unterstützen Sie deren Selbstverantwortung und Eigeninitiative.
Kommunizieren Sie regelmäßig und häufig mit allen Beteiligten:
Bewährt haben sich regelmäßige Jour Fixe, also z.B. fest eingeplante monatliche Telefonkonferenzen. Achten Sie auf großzügigen Informationsfluss. Da die Mitabreiter nicht an Ihrem Standort sind, gelangen sonst wichtige Infos erst gar nicht zu ihnen.
Persönliche Treffen sind entscheidend!
Veranstalten Sie möglichst ein Kickoff Meeting zu Beginn und unterstützen Sie den ungezwungenen persönlichen Kontakt zwischen den Teammitgliedern.Wenn Sie zu anderen Standorten reisen nutzen Sie die Zeit vor Ort für möglichst viele Gespräche! Ihre E-Mails können Sie auch noch auf dem Nachhause Weg lesen und den Bericht können Sie auch noch im Flieger anfertigen!
Last but not Least:
Würdigen Sie die Erfolge Ihrer Mitarbeiter und – feiern Sie die Erfolge Ihres Teams mit Ihrem Team – auch wenn es nur per Telefon oder Video geht.

Das inspirierende Zitat

„Oft bringt erst Distanz zwei Menschen einander näher!“

Annette Andersen

Weiterführende Artikel

Podcast abonnieren

Um meinen Podcast zu abonnieren und keine zukünftigen Folgen mehr zu verpassen, klicken Sie einfach auf einen der folgenden Links:

Hier klicken, um via iTunes zu abbonieren!

Hier klicken, um via RSS Feed zu abbonieren!

Ihr Feedback

Wie gefällt Ihnen diese Folge meines Podcasts?
Ich freue mich über Feedback und Anregungen.

Wenn Ihnen der Podcast gefällt, bewerten Sie ihn doch bitte auf iTunes!
Das hilft, den Podcast bekannter zu machen und auf iTunes sichtbarer zu werden.
Für die Bewertung einfach hier klicken!

Danke!

Bernd Geropp

Führung auf den Punkt gebracht

FPG048 – Führen auf Distanz!