↓
 

fpg 233 – Mitarbeitergespräch führen mit One-on-Ones

Bernd Geropp

Podcast: Play in new window | Download

Subscribe: Apple Podcasts | RSS

Heute geht es um One-on-one Mitarbeitergespräche führen.

Über was spricht man in diesen Gesprächen eigentlich? Wie lange dauern die Gespräche und wie häufig sollen sie stattfinden – ach ja und wie fange ich solche Gespräche denn als Führungskraft an?

Mitarbeitergespräch führen

Viele Führungskräfte verbinden mit dem Begriff Mitarbeitergespräch nur das jährlich stattfindende 4 Augengespräch: Das Jahresgespräch.

Aber das reicht nicht. Viel entscheidender sind regelmäßig stattfindende One-on-one Mitarbeitergespräche.

Dabei geht es um Vertrauensaufbau, Informationsaustausch, es geht um Orientierung, es geht um wesentliche Entscheidungen, häufig auch um Persönliches.

Im One-on-one spricht man mit dem Mitarbeiter über Wichtiges, was nicht notwendigerweise dringend ist. Es geht nicht um Tagesgeschäft.

Das One-on-One Mitarbeitergespräch

Im One-on-One geht es um Informationsaustausch und es geht um den Austausch von Erwartungshaltungen. Was erwartet der Chef vom Mitarbeiter und umgekehrt.

Vertrauen zwischen Mitarbeiter und Führungskraft baut sich erst mit der Zeit auf. Beide Parteien müssen miteinander sprechen, um den anderen kennen zu lernen. Deswegen ist es so wichtig, dass diese One-on-One Gespräche regelmässig stattfinden.

Um was geht es?

Aber was bespricht man da eigentlich genau? Wie häufig sollte man sich besprechen? Wie lange gehen diese Gespräche und vor allem: Wie fange ich ein solches Gespräch an?

Darauf will ich heute näher eingehen.

Warum empfinde ich es als wichtig über diese One-on-Ones schon wieder zu sprechen? Denn ich habe das Thema in verschiedenen Podcastfolgen und Blogbeiträgen schon häufiger thematisiert, z.B. hier:

Lassen Sie mich etwas ausholen: Ich biete für kleine und mittelständische Unternehmen 12 monatige Führungsentwicklungsprogramme an.

Dabei handelt sich um ein Change Programm. Warum Change? Nun, mit diesem Programm helfe ich nicht nur den Teamleitern, Abteilungsleitern und den Geschäftsführern besser zu führen,  also die lernen dort wie man eine gute Führungskraft wird – wie man richtig delegiert, wie man Feedback gibt, worauf es in Besprechungen ankommt und zum Beispiel wie man mit schwierigen Mitarbeitern umgeht.

Veränderung der Führungskultur

Aber da passiert noch viel mehr. Es geht dabei auch darum, die Führungskultur im Unternehmen zu verbessern.

Denn das Ziel ist es, dass langfristig eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Führungskräften gelingt.

Wenn das funktioniert, wenn Mitarbeiter und Führungskräfte sich wirklich vertrauen, dann braucht es viel weniger Regeln und Kontrolle. Die Vorgesetzten und die Mitarbeiter haben so viel mehr Zeit und Energie und Motivation sich mit wirklich Wichtigem zu beschäftigen.

Wirklich wichtig ist es Nutzen für Kunden zu generieren und sich nicht im internen Klein-Klein mit übermäßigen Kontrollen und Vorgaben die Zeit zu stehlen.

In den 12 Monaten bei meinem Change Führungskräfteprogramm arbeite ich viel Online mit den Teilnehmern. Es gibt aber auch Präsenzkomponenten. Eine davon sind die Kick-Off-Workshops.

Und dort bin ich regelmäßig erschüttert, wenn ich erfahre, dass es in vielen Unternehmen keine regelmässigen Gespräche zwischen Führungskraft und Mitarbeiter abseits des operativen Geschäfts gibt.

One-on-ones finden häufig nicht statt!

Diese One-on-ones finden da nicht statt. Die Führungskräfte sagen mir dann:

„Ja, ich unterhalte mich ständig mit meinen Mitarbeitern. Sei es in der Kaffeepause, auf einer Autofahrt oder auch mal zwischendurch auf dem Gang.“

Ja, das mag sein. Aber bei den meisten dieser Gespräche zwischen Tür und Angel geht es doch meist um Tagesgeschäft, um Dinge, die dringend sind. Da ist Termindruck. Irgendwas brennt und es muss schnell entschieden werden.

Auch bei sogenannten Jour Fix Gesprächen lässt sich zwar die Führungskraft über den Projektstatus berichten oder über aktuell anstehende Probleme. Aber auch da geht es um operatives Tagesgeschäft.

One-on-One Mitarbeitergespräche führen? Fehlanzeige!

In einem One-on-One Mitarbeitergespräch hingegen geht es gerade nicht ums Tagesgeschäft. Es geht um Zeit mit dem Mitarbeiter, es geht um Wertschätzung des Mitarbeiters und vor allem geht es um Aufbau von Vertrauen.

Was ist eigentlich die größte Hürde für die Führungskräfte dabei? Warum machen Sie keine One-on-Ones?

Nun vordergründig lautet die Antwort:

„Ja, ich habe keine Zeit dafür!“

Und da ist auch was dran, denn das operative Tagesgeschäft ist immer dringend und Führung hat keinen Termin sondern ist nur wichtig und hat auch meist erst mittel- oder langfristig Auswirkungen. Vertrauen aufbauen braucht Zeit.

Als Führungskraft muss ich also als erstes mal lernen, Wichtiges von Dringendem zu unterscheiden und dann zu fokussieren, lernen „Nein“ zu sagen. Ich muss mir Zeit nehmen, um mich mit Führungsthemen zu beschäftigen, also auch Zeit für diese One-on-Ones.

Wie bekommen Sie Zeit, um One-on-One Mitarbeitergespräche zu führen?

Nun, im Detail zeige ich das den Führungskräften in meiner Online-Leadership-Platform, die auch Teil der Change-Führungskräfteentwicklung ist.

Auch habe ich einige Tipps schon in diversen Podcastfolgen hierzu gegeben, zum Beispiel hier:

Die gute Nachricht ist: Wer das will, wer One-on-Ones wirklich für wichtig erachtet, der findet Wege sich die Zeit zu nehmen.

Es ist nicht nur das Zeitproblem!

Aber jetzt komme ich  noch zu einer weiteren Begründung. Denn mein Eindruck, den ich in vielen der Präsenz-Workshops mit Geschäftsführern wie auch Team oder Abteilungsleitern erhalten habe, ist: Das Zeitproblem wird gerne vorgeschoben.

Das dahinter liegende Problem ist das eigentliche: Manche Führungskräfte fühlen sich mit One-on-ones unwohl.

Sie wissen nicht, wie sie ein solches One-on-One Mitarbeitergespräch strukturieren sollen. Wie fängt man dieses Gespräch an? Wie erkläre ich es meinem Mitarbeiter, dass ich jetzt diese One-on-Ones auf einmal einführe? Über was redet man da eigentlich genau?

So geht das mit dem One-on-One Mitarbeitergespräche führen

Und deshalb habe ich dazu ein YouTube Video aufgenommen. Ich gehe da im Detail auf verschiedene Beispiel ein, wie der Ablauf eines One-on-Ones aussieht, wie man die einführen kann ohne dass es peinlich wirkt und welche Themen man wie anspricht.

Wenn ich mich mit Führungskräften über diese One-on-one Mitarbeitergespräche unterhalte, höre ich häufig:

„Ich weiß ja, dass ich mir regelmäßig Zeit für ein persönliches Gespräch mit jedem meiner Mitarbeiter nehmen sollte, aber es ist immer so viel zu tun. Ich schaff‘ das einfach nicht.“

Tja, wenn es Ihnen wichtig ist – wenn es Ihnen wirklich wichtig ist – alle 2 Wochen wenigstens 20 min mit jedem Ihrer Mitarbeiter zu sprechen –– dann finden Sie auch die Zeit dafür.

Was bringen One-on-Ones?

Natürlich ist das einfacher gesagt als getan, aber langfristig bringen diese Mitarbeitergespräche einen unglaublichen „Return on Investment“. Sie sparen Ihnen massiv Zeit und Geld.

Wenn Sie es richtig machen, erhalten Sie nämlich motivierte, mitdenkende Mitarbeiter, die mit Ihnen an einem Strang ziehen.

Da Sie Ihre Mitarbeiter durch diese One-on-Ones dann gut kennen, können Sie Aufgaben auch viel besser vertrauensvoll delegieren und bekommen so Zeit zurück.

Wenn Sie solche regelmäßigen Gespräche mit Ihren Mitarbeitern führen, können Sie viel besser einschätzen, wie es um Ihren Mitarbeiter steht und wie Sie ihm in seiner täglichen Arbeit helfen können.

3 wichtige Tipps

Achten Sie darauf, dass Sie folgende Tipps beherzigen und typische Fehler beim One-on-One vermeiden:

1.      Ein One-on-One ist ein 4 Augengespräch

Wenn möglich sollten diese Gespräche in einer ruhigen, relaxten Umgebung stattfinden. Das kann, muss aber nicht im Büro sein. Sie können ein solches Gespräch auch gut mit einem gemeinsamen Spaziergang verbinden, es ist ein Mitarbeitergespräch „On the go“

Über dieses Thema hatte ich ausführlich mit dem Unternehmer und Geschäftsführer Gerhard Schröder gesprochen (Mitarbeitergespräch führen: One-on-Ones).

2.      Konzentration auf den Mitarbeiter

Wichtig dabei ist, dass Sie fokussiert bei der Sache sind und sich nur auf Ihren Mitarbeiter konzentrieren. Keine Ablenkung! Vermeiden Sie Störungen jeglicher Art!

…und dass Ihr Smart Phone ausgeschaltet ist, das  muss ich hier nicht extra betonen, oder?

3.      Ein One-on-One ist ein Mitarbeitergespräch!

Warum heißt das so? Das heißt so, weil der Mitarbeiter mehr spricht als der Chef.
Es ist hauptsächlich Gesprächszeit des Mitarbeiters mit seiner Führungskraft, nicht umgekehrt. Sonst hieße es ja Chefgespräch und nicht Mitarbeitergespräch, gell?

Der grobe Ablauf eines One-on-One Mitarbeitergesprächs

Jedes dieser Gespräche verläuft unterschiedlich. Es ist individuell.

Trotzdem: Speziell, wenn Sie die One-on-Ones offiziell einführen, ist es günstig, einen groben Rahmen vorzugeben. Der Einfachheit gehen wir mal von 30 min aus. Sie können diese 30 min Gespräche dann in je 3 mal 10 min unterteilen, beispielsweise:

One-on-One Mitarbeitergespräch führen

1.Teil: Reine Mitarbeiterzeit

Sie beginnen das Gespräch mit einer Frage an den Mitarbeiter und hören dann zu. Das ist die Zeit für das Thema oder die Themen, die dem Mitarbeiter am Herzen liegen und worüber er mit Ihnen sprechen möchte.

2. Teil: Zeit der Führungskraft

Die Führungskraft spricht Themen an, z.B. können Sie hier Feedback geben. Sie können auch über Ziele informieren oder über organisatorische Veränderungen sprechen und sich die Meinung und auch Kritik Ihres Mitarbeiters darüber abholen.

3. Teil: Da geht es um die Zukunft

Was steht für die nächsten Tagen an. Was haben Sie sich vorgenommen? Wenn Sie ToDo’s vereinbart haben dann können Sie sie jetzt hier zum Abschluß des One-on-One Mitarbeitergesprächs kurz zusammenfassen.

Wie gesagt, diese 3 Teile sind nur ein grober Rahmen, eine Art Richtschnur, die zu Beginn für Sie hilfreich sein kann, wenn Sie One-on-One Mitarbeitergespräche einführen.

Die Länge der One-on-Ones

Die Gespräche müssen auch nicht 30 min lang sein. Fangen sie mit 15 min oder 20 min an. Die einzelnen Teile können auch unterschiedlich lang sein. Wenn der Mitarbeiter viele Themen hat, dann sprechen Sie nur darüber.

Entscheidend ist: Fangen Sie damit an. Und ganz wichtig: Machen Sie One-on-ones regelmäßig  – alle 14 Tage.

Sie fühlen sich unwohl bei One-on-Ones?

Vielleicht sagen Sie ja:

„Ich fühle mich blöd dabei. Ich weiß gar nicht wie ich das Gespräch beginnen soll… Was sag ich denn da?“

Wenn Sie solche One-on-ones einführen, kann es sein, dass Sie sich zu Beginn etwas unwohl fühlen. Die Situation kommt Ihnen unter Umständen eigenartig vor.

„Was denkt der Mitarbeiter jetzt über mich, wenn ich auf einmal solche Gespräch einführe?“

Halten Sie das aus. Es lohnt sich.

Sie können ein solches Gespräch ganz einfach eröffnen, indem Sie offene Fragen stellen, beispielsweise:

„Herr Müller, Wie läufts? Wie geht’s so bei Ihnen?“

oder

„Was ist momentan Ihre größte Herausforderung?“

oder

„Gibt es etwas, wo ich Sie momentan unterstützen kann?“

Wenn da nichts kommt, können Sie auch bezüglich einer aktuellen Entwicklung im Unternehmen nachfragen, z.B.

„Herr Müller, was halten Sie eigentlich von unserer vor Kurzem erfolgten Organisationsänderung? Wie sehen Sie das?“

All die Fragen dienen dazu, das Eis zu brechen und mit Ihrem Mitarbeiter ins Gespräch zu kommen. Lassen Sie sich drauf ein und fragen Sie nach.

Aber beachten Sie: Den Anfang mit einer solchen offenen Frage zu machen, das ist Ihre Aufgabe. Danach aber hören Sie aktiv zu. Fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht verstehen, aber hören Sie genau zu.

Erläutern sie warum!

Wenn Sie One-on-Ones einführen, erläutern Sie Ihren Mitarbeitern, warum Sie das machen, wie die Gespräche grob ablaufen werden und welche Vorteile Ihre Mitarbeiter davon haben.

Wissen Sie die meisten Mitarbeiter als den größten Vorteil solcher Mitarbeitergespräche ansehen? Es ist die ungestörte, ungeteilte Zeit mit dem Chef. Die Mitarbeiter wissen sehr wohl, dass der Chef wenig Zeit hat.

Wenn Sie sich jetzt also die Zeit nehmen für sie, dann zeigt das Wertschätzung. Ich, der Mitarbeiter bin dem Chef wichtig, denn sonst würde er sich ja nicht die Zeit mit mir nehmen.

One-on-Ones fühlen sich komisch an?

Übrigens, wenn Sie bei dem Gedanken an One-on-ones immer noch das Gefühl haben, das fühlt sich komisch an, solche Gespräche zu führen, dann sagen Sie das Ihrem Mitarbeiter, wenn Sie mit ihm das erste Mal ein One-on-one machen, z.B.:

„Ja Herr Müller, ich habe ja angekündigt, dass ich ab sofort regelmässig mit jedem meiner Mitarbeiter ein Gespräch, ein One-on-One – führen möchte. Mir ist das sehr wichtig. Mein Ziel damit ist es, dass wir uns besser austauschen und ich wirklich Zeit mit jedem einzelnen verbringen kann, damit wir uns besser verstehen und ich Sie besser unterstützen kann. Ehrlich gesagt, fühlen sich diese One-on-ones für mich noch etwas ungewohnt an. Ich finde es aber trotzdem wichtig, damit zu starten. Deshalb: Wie schaut’s denn bei Ihnen aus: Gibt es etwas, wo ich Sie momentan unterstützen kann?“

Mit den One-on-Ones bieten Sie Ihren Mitarbeiter ein Forum, sich mit Ihnen auszutauschen. Natürlich wollen Ihre Mitarbeiter auch Ihre Meinung hören, aber besonders geht es darum, dass sich Ihre Mitarbeiter Ihnen gegenüber mitteilen können.

Abschließend!

Beim One-on-One geht nicht um Sie, es geht um Ihren Mitarbeiter. Seien Sie wirklich interessiert an Ihm, an seiner Arbeit und an seiner Person.

Ich verspreche Ihnen, die One-on-One Mitarbeitergespräche zahlen sich langfristig für alle Beteiligten aus – für den Arbeitgeber, für den vorgesetzten wie auch für die Mitarbeiter.

Checkliste für One-on-One Mitarbeitergespräche

Ich habe für Sie eine Checkliste für One-on-Ones zusammengestellt.

Sie können sie sich gratis runterladen. Klicken Sie einfach hier: oder auf das Bild klicken:

 

Weiterführende Links

 

Das inspirierende Zitat

„Solange man selbst redet, erfährt man nichts.“

Marie von Ebner-Eschenbach

 

 

Podcast abonnieren

Bernd Geropp's Podcast über FührungUm meinen Podcast zu abonnieren und keine zukünftigen Folgen mehr zu verpassen, klicken Sie einfach auf einen der folgenden Links:

Hier klicken, um via iTunes zu abonnieren!

Hier klicken, um via RSS Feed zu abonnieren!

 

 

Ihr Feedback

Wie gefällt Ihnen diese Folge meines Podcasts? Ich freue mich über Feedback und Anregungen.

Wenn Ihnen der Podcast gefällt, bewerten Sie ihn doch bitte auf iTunes! Das hilft, den Podcast bekannter zu machen und auf iTunes sichtbarer zu werden. Für die Bewertung einfach hier klicken! Danke!

Unterschrift Bernd Geropp

Die Kommentarfunktion ist geschlossen.

↑