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Ich liebe E-Mails!

Noch vor wenigen Jahren hätte ich nicht gedacht, dass ich das mal so sagen werde:

„Ich liebe E-Mails!“

Klingt verrückt, ich weiß, aber im Vergleich zu den um sich greifenden „Instant Messaging Programmen“ sind E-Mails für mich regelrecht beruhigend.

Diese ständige Kommunikation in Echtzeit mit WhatsApp, Zoom oder Slack Messenger und was es da nicht alles gibt: Es nervt.

Besonders dieses ganze Gepiepse und Gebrumme auf den SmartPhones macht mich latent aggressiv. Soweit es geht, schalte ich das ganze „Direct Messenging“ deshalb ab.

WhatsApp habe ich schon lange gelöscht! Bei den anderen Programmen ist, soweit es geht, die direkte Benachrichtigung abgeschaltet.

Mich stört nicht die Technik, sondern der Umgang damit. Mich stört die Erwartungshaltung. Mich stört, dass mit dieser Technik eine permanente Ansprechbarkeit unterschwellig erwartet wird – beruflich wie auch privat.

Permanente Verfügbarkeit?

Warum? Was stört mich eigentlich daran?

Alles scheint dringend zu sein! Schleichend wird versucht, immer mehr mich zu vereinnahmen: Alles ist dringend und soll sofort gelesen und beantwortet werden, teilweise banalste Dinge.

Im Endeffekt will man mir vorschreiben, mit was ich mich jetzt zu beschäftigen habe. Schließlich ist es dringend. Alles ist dringend – oder scheint dringend zu sein – oder wird dringend gemacht.

Dieses „Instant Messaging“ stiehlt mir meinen Fokus und meine Zeit – wenn ich es zulasse.

Sind Sie fokussiert?

Lassen Sie es zu? Lassen Sie es zu, dass Sie fremdbestimmt werden? Dass andere über Sie bestimmen, wann Sie was gefälligst zu lesen haben und wie Sie kommunizieren?

Vielleicht sagen Sie jetzt:

„Nein, ich nicht. Ich bin Herr meiner Zeit.“

Wirklich? Die Zeitdiebe und Unterbrecher kommen schleichend in Ihr Leben und sie machen es geschickt – und wir passen uns an – schleichend, teilweise ohne dass wir es merken.

Meine Türe steht immer offen…

Es fängt schon damit an, wenn beispielsweise ein Chef sagt:

„Meine Türe steht selbstverständlich für alle meine Mitarbeiter immer offen.“

Dieser Chef glaubt damit, seinen Mitarbeitern etwas Gutes zu tun. Er will für seine Mitarbeiter immer verfügbar und jederzeit ansprechbar sein.

Er möchte so Mitarbeiterorientierung ausstrahlen. Schließlich ist das wichtig heutzutage. – Das ist ja gut gemeint, aber so umgesetzt überhaupt nicht sinnvoll.

Genauso wenig, wie Sie sich von „Instant Messaging“ Programmen ständig unterbrechen lassen sollten, sollten Sie sich auch nicht von anderen Personen im Direktkontakt ständig unterbrechen lassen – nicht von Freunden, nicht von Kunden und nicht von Mitarbeitern.

Störungen und Unterbrechungen

Wer als Chef permanent ansprechbar ist, der kämpft mit ständigen Störungen und Arbeitsunterbrechungen. Wer ständig telefonisch verfügbar ist, wer jede „Direct Messenger“ Mitteilung umgehend liest und auch noch stolz darauf ist, jede E-Mail umgehend zu beantworten, der arbeitet nicht richtig. Gut gemeint ist nicht gut gemacht.

Wer sich so unterbrechen lässt, der arbeitet vollkommen ineffizient. Am Ende des Tages ist scheinbar viel passiert, man fühlt sich gestresst und hat doch nichts wirklich Wichtiges gemacht. Die entscheidenden, wichtigen Arbeiten sind liegen geblieben.

Dabei muss ich als Chef mich fokussieren. Das kann ich aber nicht, wenn ich ständig unterbrochen werde.

Ständig verfügbar?

Ständig verfügbar zu sein bedeutet, häufig die eigene Tätigkeit unterbrechen zu müssen, beispielsweise weil ein Mitarbeiter anruft und dringend eine Entscheidung braucht.

Ein anderer kommt ins Büro, um nur kurz eine Unterschrift zu bekommen. Meist sind es zwar nur kurze Ablenkungen, doch bei jeder Störung müssen Sie Ihren eigenen Arbeitsfluss unterbrechen. Nehmen Sie Ihre vorherige Tätigkeit dann wieder auf, vergehen erst einmal einige Minuten, bis Sie wieder konzentriert dort weiter arbeiten können, wo sie aufgehört haben.

Ineffizienz und Streß

Es braucht einfach Zeit, um sich wieder in die vorherige Arbeit rein zu denken. Dieses scheibchenweise Arbeiten ist hochgradig ineffizient und stressig. Außerdem häufen sich die Fehler, je öfter Sie aus Ihrer konzentrierten Arbeit herausgerissen werden.

Untersuchungen sollen ergeben haben, dass der durchschnittliche Büroarbeiter nur elf Minuten zur Verfügung hat, in denen er sich ohne Unterbrechung einer Aufgabe widmen kann. Wie muss das dann erst bei Führungskräften sein, die für Ihre Mitarbeiter ständig ansprechbar sind?

Immer erreichbar, aber nicht immer ansprechbar!

Dabei haben Sie es als Chef in der Hand: Im Gegensatz zu Sachbearbeitern haben Sie es viel einfacher sich gegen die meisten Unterbrechungen abzuschotten. Sie müssen nur wollen, nicht mehr dauernd verfügbar und ansprechbar zu sein.

Es reicht völlig aus, wenn Sie ständig erreichbar sind – und erreichbar sind Sie, wenn man Ihnen jederzeit eine Nachricht hinterlassen kann, sei es per E-Mail, auf der Mailbox oder bei Ihrer Sekretärin, wenn Sie eine haben. Derjenige, der Sie erreicht hat, bekommt eine Antwort, sobald Sie wieder verfügbar sind.

Warum ich E-Mails liebe…

Und jetzt erkennen Sich auch, warum ich E-Mails liebe. Ich entscheide, wann ich meine E-Mails lese, nicht jemand anders.

Sie können bei mir davon ausgehen, dass ich meine E-Mails an Werktagen in der Regel innerhalb von 24 h lese und in wichtigen Fällen auch innerhalb von 24 h beantworte. Das ist eine sinnvolle Erwartungshaltung, die ich als Regel auch für Unternehmen prinzipiell als vernünftig erachte.

E-Mail ist ein asynchrones Kommunikationsmedium. Das bedeutet, mit E-Mail ich bin selbstbestimmt. Ich bestimme, wann ich die E-Mail lese und wann ich antworte.

Wer von mir erwartet, dass ich auf E-Mails sofort reagiere, der hat eine falsche Erwartungshaltung an mich. Das ist sein Problem, nicht meins. Das Medium E-Mail ist nicht für sofortiges Lesen und Antworten gemacht.

Telefonanrufe

Anders sieht das aus bei einem Telefonat. Diese Kommunikationsart bezeichne ich als synchron. Denn sobald Sie jemand anruft und Sie entscheiden sich in dem Moment, den Hörer abzuheben, müssen Sie sofort kommunizieren.

Wenn Ihr Gesprächspartner Ihnen am Telefon eine Frage stellt, können Sie nicht warten und einfach erst nach 8 Stunden antworten.

Bevor Sie den Telefonhörer abheben sind Sie noch selbstbestimmt, danach sind Sie fremdbestimmt, weil Sie in einem synchronen Kommunikation gefangen sind.

Das Gleiche gilt übrigens auch für das persönliche Gespräch. Auch das ist natürlich synchron. Sobald Sie es zulassen, dass Sie in ein Gespräch verwickelt werden, sind sie hinsichtlich Ihrer Antwortzeiten fremdbestimmt, wie beim Telefon.

Vereinbaren Sie Termine!

Was bedeutet das nun? Soll man keine Telefonate mehr annehmen und persönliche Gespräche vermeiden? – Nein, natürlich nicht. Aber wenn Sie möglichst selbstbestimmt sein wollen – und das sollten Sie als Führungskraft – dann versuchen Sie Telefonate und persönliche Gespräche zu vereinbaren und nicht Ad-hoc zu führen.

Bitte missverstehen Sie mich nicht. Natürlich können Sie in der Kaffeepause mit Ihren Mitarbeitern sprechen, Small Talk machen oder auch mal Ideen austauschen.

Aber vermeiden Sie es, Entscheidungen in solchen Umgebungen zwischen Tür und Angel zu treffen. Meist sind das nämlich keine guten Entscheidungen, weil Sie nicht vorbereitet und genügend durchdacht sind.

Bei uns geht das nicht…

Ich hör da schon einige Führungskräfte sagen:

„Ja, das hört sich schön an, Herr Geropp, aber das geht bei uns nicht. Es kommen so viele Sachen rein die dringend sind und wo meine Mitarbeiter schnell eine Entscheidung von mir brauchen. Das muss ich doch schnell erledigen.“

Moment! Die meisten operativen, dringenden Arbeiten sollten von Ihren Mitarbeitern selbst erledigt werden. Das bedeutet Sie müssen Ihren Mitarbeitern hierzu auch die Entscheidungsfreiheit geben, die sie dafür brauchen.

Kümmern Sie sich um die wirklich wichtigen Dinge und delegieren Sie den Rest. Lösen Sie nicht Probleme, die eigentlich Ihre Mitarbeiter lösen sollten und entscheiden Sie nicht Dinge, die Ihre Mitarbeiter entscheiden können.

Konzentrieren Sie sich auf Weniges, aber Wesentliches!

Wir lassen uns gerne unterbrechen!

Nun gibt es allerdings auch Führungskräfte, die sich gerne unterbrechen lassen. Manche fühlen sich ja auch wohl in der Rolle scheinbar unersetzlich zu sein.

Auch gibt es Menschen, denen es gelegen kommt, eine Ausrede vor sich selbst zu haben, um unangenehme, komplizierte Aufgaben aufschieben zu können.

Tja, und dann gibt es da auch noch den uns allen innewohnenden Drang Neuigkeiten zu erfahren.

Irgendwie ist es ja auch schön, sich ablenken zu lassen von einer neuen Nachricht, die gerade auf dem SmartPhone mit einem Brummen angezeigt wird oder es erscheint eine neue E-Mail-Benachrichtigung am Rechner während man an der wichtigen Präsentation arbeitet.

„Oh, wer schreibt mir denn da? Um was geht es denn? Ist das wichtig?“

Nein, es ist nicht wichtig – zumindest nicht jetzt!

Wir lassen uns gerne ablenken. Das ist das Problem.

Wie können Sie dem vorbeugen?

Ganz einfach:

• Alle automatischen Benachrichtungen ausschalten.
• Keine automatische Benachrichtigung auf dem Handy weder von  facebook, Twitter, Whats App, Xing oder LinkedIn.
• Ganz wichtig: Schalten Sie auf Ihrem Rechner oder Laptop unbedingt das E-Mail Programm aus. Fahren Sie Ihr Email-Programm nur dann hoch, wenn Sie Ihre E-Mails bearbeiten wollen – und das sollten Sie tunlichst nicht mehr als 3-4 Mal am Tag tun.

Glauben Sie mir Wichtiges, was auch Dringend ist, kommt nicht per E-Mail. Wenn Ihr Haus in Flammen steht, schickt Ihnen die Feuerwehr sicher keine E-mail.

In Podcastfolge 42: „So entkommen Sie der E-Mail Hölle.“ bin ich im Detail schon mal darauf eingegangen, wie Sie es hinbekommen, dass Sie weniger E-Mails bekommen und Ihre bestehenden E-Mails schneller bearbeiten abarbeiten können.

Sie müssen wissen, was vor sich geht!

Um es glasklar zu machen. Natürlich sind Sie als Führungskraft für Ihre Mitarbeiter da. Sie müssen nur nicht ständig ansprechbar sein.

Sie sollten als Führungskraft aber immer wissen, was in Ihrem Bereich gerade vor sich geht. Sie müssen darauf achten, dass Kritik Ihrer Mitarbeiter bei Ihnen ankommt. Passive Erreichbarkeit der Art:

„Meine Bürotür steht für meine Mitarbeiter immer offen!“

hilft Ihnen nicht weiter. Den Kontakt zu Ihren Mitarbeitern müssen Sie schon aktiv pflegen.

Gehen Sie auf Mitarbeiter zu!

Es ist Ihre Aufgabe als Führungskraft, auf Ihre Mitarbeiter zuzugehen, um ihnen Feedback zu geben aber auch um zu erfahren, was sie bewegt.

Planen Sie regelmäßig Rundgänge ein, in deren Verlauf Sie mit Ihren Mitarbeitern ins Gespräch kommen. Ob Sie das einmal pro Woche oder einmal pro Monat machen ist nicht so wichtig. Entscheidend ist, dass Sie es regelmäßig tun.

Sie werden erstaunt sein, wie offen Ihre Mitarbeiter mit Ihnen sprechen und was Sie erfahren, wenn Sie aktiv auf sie zugehen und den ersten Schritt machen.

Hören Sie gut zu, aber treffen Sie bei diesen Rundgängen keine Entscheidungen.

Warum ich die meisten Telefonanrufe nicht beantworte!

Ich möchte nochmal auf meinen Anfangssatz zurückkommen:

„Ich liebe E-Mails!“

Vor Kurzem habe ich einen schönen englischen Blogartikel eines Webprogrammierers gelesen. Sein Name ist Adrien Joly. Der Artikel war überschrieben mit:

„Why I don’t answer  most phone calls!“

„Warum ich die meisten Telefonanrufe nicht beantworte!“

Er geht da auf 7 Punkte ein, warum er möglichst keine Telefonanrufe annimmt und warum er E-Mails so liebt.

Mit fast allen seiner Punkte spricht er mir aus dem Herzen und wenn auch nicht alles so 100 % auf angestellte Führungskräfte übertragbar ist, so kann ich doch jedem empfehlen, diesen Artikel zu lesen. Hier klicken für den Artikel.

Adrien Jolys 7 Punkte

Adrien Jolys 7 Punkte, warum er als freier Programmierer die meisten Telefonanrufe nicht beantwortet und was er als Alternative vorschlägt, möchte ich Ihnen auszugsweise kurz vorstellen. Ich habe nicht 1:1 übersetzt, sondern versucht den Inhalt zusammenzufassen.

1. Weil ich beschäftigt bin!

Was der Anrufer mir zu sagen hat ist im Moment wahrscheinlich nicht so dringend wie das, was ich momentan tue. Die meisten Anrufer melden sich, weil der Zeitpunkt für sie jetzt praktisch und zweckmässig ist. Das bedeutet aber nicht, dass das auch für mich jetzt der Fall ist.

Die Lösung: Schicken Sie mir doch bitte eine SMS, wenn es sehr dringend ist und ansonsten eine Email. Ich melde mich dann.

2. Meine Zeitplanung und meine Aufgabenliste ist auf meinem SmartPhone!

Bei vielen Anrufen geht es bei mir häufig um Terminvereinbarungen z.B. für ein Meeting oder es soll eine zu bearbeitende Aufgabe oder ein Auftrag besprochen werden. Hierzu müsste ich aber in meinen Kalender oder in meine ToDo-Listen schauen. Die sind aber auf meinem SmartPhone, mit dem ich dann gerade telefoniere.

Lösung: Schicken Sie mir einen Doodle Link oder fragen Sie mich per Email nach einem freien Termin.

3. Ein Telefonanruf hinterlässt keine Spuren!

Während des Telefonanrufs werden häufig Entscheidungen getroffen. Diese Entscheidungen werden aus Zeitgründen leider meist nicht schriftlich festgehalten, z.B. in einem nachgereichten Ergebnisprotokoll per Email. Dadurch kommt es aber häufig im Nachgang zu Missverständnissen.

Die Alternative ist, dass ich Entscheidungen per E-Mail vereinbare und nur, wenn das nicht geht oder inneffizient ist, ein Telefongespräch vereinbare.

4. Die Kommunikation am Telefon ist schlecht!

Ähnlich wie die Unterbrechung am Arbeitsplatz durch einen Kollegen, so ist es auch beim Telefonieren. Der Anrufer entscheidet sich kurzfristig für das Telefonat. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass er nicht gut vorbereitet ist und so das Gespräch ineffizient verläuft.

Die Alternative ist es eine Email zu schreiben. Dabei wird derjenige gezwungen über das Nachzudenken, was er von mir will und es klar und prägnant zu formulieren. Manchmal reicht auch schon alleine dieses Nachdenken aus, dass man zur Einsicht kommt, den anderen gar nicht mit einer Frage behelligen zu müssen.

5. Sich zu wiederholen ist aufwendig und kostet Energie!

Wenn es darum geht, andere zu überzeugen, ist es günstig, sich gut vorzubereiten, alles gut durchzudenken und die Argumente schriftlich fest zu halten. Bei wichtigen Dingen kommt es auf jedes Wort an. Habe ich das einmal gut formuliert, kann ich es, wenn das nötig und sinnvoll ist, an viele per Email verschicken. Wenn ich das aber allen telefonisch in Einzelgesprächen erzähle, bringe ich nicht bei allen die gleiche Energie und Überzeugungskraft rüber.

6. Der Telefonanruf kommt ungelegen!

Als Anrufer wissen Sie nicht, in welcher Situation sich der Angerufene momentan befindet.

Es kann sein, dass diese Situation nicht ideal für das Gespräch ist, der Angerufene aber trotzdem aus Höflichkeitsgründen nicht ablehnt das Gespräch zu führen.

7. Mein Gedächtnis ist schlecht!

Ruft jemand an, dann erwartet derjenige, dass ich mich direkt an ihn erinnere, sobald er seinen Namen sagt. Das ist aber keineswegs immer so.

Dadurch kommt es immer wieder zu unangenehmen Situationen. Das ließe sich vermeiden, wenn das Telefongespräch vorher vereinbart würde.

Das inspirierende Zitat

„Erst die Balance aus Selbst- und Fremdbestimmung, mit einem deutlichen Ausschlag zu ersterem, lässt unser Leben gelingen.“

Helmut Glaßl

Alle Links

• Crashkurs Mitarbeiterführung
• So entkommen Sie der E-Mail-Hölle (Podcastfolge fpg042)
• So delegieren Sie richtig!
• Why I don’t answer most phone calls“ von Adrien Joly
• Wann bin ich eine gute Führungskraft?
• Rollenkonflikte von Führungskräften

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