fpg254 – Die 5 Entscheidungsstufen für Unternehmer
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Heute geht es um wichtige Entscheidungen, die ein Unternehmer treffen muss.
Ich arbeite mit vielen Geschäftsführern und Unternehmern zusammen, die sich im täglichen operativen Geschäft regelrecht aufreiben.
Sie halten alle Fäden im Unternehmen zusammen. Sie arbeiten ständig 50 h/ Woche und mehr und am Wochenende können Sie nicht abschalten. Alles dreht sich nur ums Unternehmen.
Hilfreiche Tipps?
Da sind viele frustriert und wollen etwas ändern. Als Außenstehender ist es da einfach einen guten Rat zu geben:
„Tja, lieber Geschäftsführer: Du musst halt loslassen“
oder
„Du musst mehr delegieren.“
Tja, einfacher gesagt als getan.
Die Erkenntnis ist ja nicht neu, dass man abgeben und mehr delegieren sollte, dass man mehr am und weniger im Unternehmen arbeiten soll. Das ist den meisten Unternehmern und Geschäftsführern auch schon klar. Das Problem ist: Wie bekommen Sie es hin?
Wissen und Techniken?
Und nein, dabei geht es nicht nur darum, sich Wissen und Techniken anzueignen, wie man richtig delegiert und wie man Rückdelegation vermeidet. Das ist nur ein Teil der Lösung.
Es geht um mehr. Es geht darum, sich erstmal mit sich selbst auseinander zu setzen. Es geht darum sich seiner Stärken und Schwächen bewusst zu werden, die eigenen Werte und die Motivation zu ergründen aber auch die eigenen Glaubenssätze zu hinterfragen.
Aber auch das ist zwar wichtig aber auch nur ein Teil der Lösung. Selbst wenn Sie genau verstanden haben, wie Sie delegieren sollten, wie Sie Rückdelegation vermeiden und Sie sich Ihrer Stärken, Schwächen bewusst sind und Ihre Glaubenssätze hinterfragen – selbst dann reicht das häufig nicht aus, um Ihre Situation signifikant zu verbessern.
Was ist Ihre Rolle?
Entscheidend ist auch, dass Sie sich als Unternehmer intensiv damit beschäftigen, wie Ihr Unternehmen aufgestellt ist und welche Rolle Sie darin spielen. Es geht sehr stark auch darum, ob und welche Strategie Sie mit Ihrem Unternehmen haben.
Wer beispielsweise nicht richtig positioniert ist, kann nicht richtig fokussieren. Wessen Unternehmen nicht so aufgestellt ist, dass es genügend Profit abwirft, wird sich keine zusätzlichen Mitarbeiter leisten, um seine operativen Aufgaben zu delegieren.
Wenn Sie also als Unternehmer erfolgreich aus Ihrem Hamsterrad raus wollen, dann sollten Sie sich mit all diesen Dingen beschäftigen. Das ist genau das, woran die Teilnehmer meines Leadership Intensive Mentoring Programms arbeiten.
Ein wichtiger Punkt dabei ist beispielsweise auch das heutige Thema: nämlich die Entscheidung: Von wem werden welche Aufgaben im Unternehmen bearbeitet?
Die 5 Entscheidungsstufen
Ich möchte Ihnen hierzu mein Modell vorstellen, wie ich entscheide, ob und wer Aufgaben in meinem Unternehmen erledigen soll. Ich nenne es die 5 Entscheidungsstufen.
Die 5 Entscheidungsstufen für Unternehmer
Die erste Stufe ist die Frage, die Sie sich bei jeder Aufgabe als erstes stellen sollten:
Stufe 1: „Tun oder nicht tun?“
Das klingt banal ist es aber nicht. Diese Frage sollten Sie sich nicht nur stellen, wenn Sie überlegen, ob es darum geht, ob Sie die Aufgabe erledigen sollen oder nicht.
Es geht vielmehr darum, ob diese Aufgabe in und von Ihrem Unternehmen prinzipiell bearbeitet werden soll – von wem und wie auch immer.
Um diese Frage richtig beantworten zu können, ist es entscheidend, dass Sie wissen für was Ihr Unternehmen steht, was es genau macht und vor allem, was nicht und für wen nicht. Die Antworten auf solche Fragen sind dann einfach, wenn Ihr Unternehmen richtig positioniert ist. Ist es das nicht, dann haben Sie ein Problem.
Beispiel für 1. Stufe
Ich gebe Ihnen ein Beispiel: Nehmen wir an, Sie haben eine Rechtsanwaltskanzlei und Sie sind spezialisiert auf Wirtschaftsrecht. Da haben Sie hervorragende Referenzen und herausragende Expertise.
Im Wirtschaftsrecht kennen Sie sich aus. Und jetzt kommt die Anfrage eines Klienten rein: Er fragt, ob Sie ihn in einer Strafrechtssache verteidigen können, nun da ist die Frage: „Tun oder nicht tun?“
Theoretisch könnten Sie es tun. Schließlich hat Ihre Kanzlei genügend Rechtsanwälte zur Verfügung. Aber da Sie sich spezialisiert haben und so eine gute Positionierung haben, lehnen Sie ab.
Und das ist richtig so, denn Strafrecht entspricht nicht Ihrer Positionierung. Sie empfehlen einfach eine andere Kanzlei, die sich darauf spezialisiert hat. Wichtig hier ist aber: Sie brauchen Klarheit über Ihre Positionierung. Für was stehen Sie und für was nicht? Um welche Kunden kümmern Sie sich und um welche nicht?
Genauso können Sie auch bei täglich anfallenden Aufgaben vorgehen, sofern Sie Klarheit haben, für was Sie stehen und was genau Ihre persönlichen Ziele wie auch Unternehmensziele sind.
Wenn Sie da Klarheit drüber haben, dann werden Sie einfach entscheiden können: „Tun wir es oder tun wir es nicht“.
Viele Unternehmen haben aber darüber keine Klarheit und bearbeiten deshalb häufig Arbeiten, die sie besser nicht tun sollten. Da werden zum Beispiel Aufträge von langjährigen Kunden automatisch angenommen. Mag ja sein, dass das früher alles gut war.
Der Kunde war profitabel und er hat seine Rechnungen auch immer schnell bezahlt. Jetzt aber, steht der Kunde kurz vor der Insolvenz. Nehme ich da immer noch den Auftrag an? Nehme ich ihn vielleicht an, aber gehe auf Vorauskasse?
Sie erkennen, dass die Frage „Tun oder nicht tun?“ nur scheinbar banal klingt. Sie ist nicht banal.
Stufe 2: Automatisieren oder nicht?
Gehen wir zur Stufe 2: Wenn wir entscheiden, eine Aufgabe anzunehmen, dann ist die nächste Frage:
„Kann diese Aufgabe automatisiert erledigt werden?“
Auch hier ein Beispiel: Vielleicht leiden Sie auch unter einer Vielzahl von eingehenden E-Mails. Leider sind da auch immer eine Vielzahl von SPAM-E-Mails dabei.
Die zu erkennen und zu löschen kostet viel Zeit. Deshalb gibt es SPAM Filter. Die erkennen automatisch typische SPAM-E-Mails und sorgen dafür, dass die erst gar nicht in Ihrer InBox auftauchen.
Vielleicht sagen Sie jetzt:
„Ja, aber das ist ja schon Standard. Das habe ich auch. Aber ich bekomme immer noch viel zu viele E-Mails. Die sind meistens nicht SPAM, aber auch nicht so wichtig, dass ich mir die jeden Tag durchschauen müsste. Aber das kostet halt Zeit.“
Stimmt. Das kenne ich auch. Die Gefahr, die jetzt besteht, ist, dass Sie entscheiden:
„Als Geschäftsführer muss die E-Mails nicht lesen. Das könnte doch jemand anders für mich machen. Jemand anderes könnte quasi eine Vorsortierung vornehmen.“
Ob das dann ein virtueller Assistent ist, also ein externer Dienstleister, oder aber einer Ihrer Mitarbeiter, das ist egal.
Die können doch diese Aufgabe wunderbar für Sie erledigen. Schließlich wollen Sie ja mehr delegieren, um mehr Zeit fürs Wesentliche zu haben.
Ist das die richtige Lösung?
Ja, das kann eine Lösung sein, aber entscheiden Sie besser vorher, ob Sie nicht doch auch dieses Problem auf einer Stufe niedriger erledigen können, also: Lässt es sich automatisieren?
Ich persönlich arbeite mit Outlook. Dort kann ich Regeln einstellen. Beispielsweise laufen alle Newsletter, die mich interessieren, automatisch in einen Newsletter Ordner.
Den schau ich mir einmal pro Woche an, wenn ich will. Entscheidend ist aber: Diese E-Mails landen erst gar nicht in meiner In-Box. In ähnlicher Weise mache ich das mit anderen E-Mail Versendern.
Durch einmal aufgestellte Regeln im Outlook lass ich die E-Mails in separaten Ordnern sammeln, von denen ich weiß, dass ich sie nicht täglich lesen sollte und auch nicht werde. Dadurch hat sich die Anzahl der E-Mails in meiner In-Box massiv reduziert.
Dazu benötige ich keinen menschlichen Assistenten. Ich brauche niemanden, der meine E-Mails vorher durchliest. Diese Aufgabe habe ich automatisiert ganz banal durch die Regel-Funktion in Outlook.
Stufe 3: Extern vergeben oder nicht?
Vielleicht fragen Sie sich jetzt, was denn so schlecht daran ist, wenn ein externer Dienstleister oder einer Ihrer Mitarbeiter diese Aufgabe übernehmen würde.
Nun, in der Regel ist eine Automatisierung fast immer preisgünstiger als Manpower. Deshalb versuchen Sie Aufgaben so weit wie möglich zu automatisieren. Erst dann, wenn das nicht geht oder nur mit beträchtlichem Aufwand, dann sollten Sie auf die nächste Entscheidungsstufe gehen.
Aber auch hier lauert eine Gefahr. Denn viele Unternehmer entscheiden zu schnell, dass ein Mitarbeiter eine Aufgabe erledigen soll, anstatt die Aufgabe out zu sourcen.
Beispiel Telefon
Auch hier ein Beispiel: Ich habe mich schon vor Jahren dafür entschieden, dass ich nicht ans Telefon gehe, wenn jemand anruft. Ich will nicht gestört und unterbrochen werden bei wichtigen Arbeiten. Prinzipiell vereinbare ich nur noch Telefonate – bis auf wenige Ausnahmen.
Ich habe mich aber entschieden, dass natürlich die Anrufe beantwortet werden müssen, also Stufe 1: Tun oder nicht tun? – Tun.
Die Stufe 2, also zu automatisieren, z.B. durch einen automatischen Anrufbeantworter: diese Lösung habe ich verworfen.
Warum? Mir ist das nicht kundenfreundlich genug. Die wenigsten potentiellen Kunden wollen doch auf einen Anrufbeantworter sprechen. Die wollen mit einem Menschen sprechen.
Viele Unternehmer denken ähnlich, aber sie überspringen jetzt die Stufe 3. Sie entscheiden, dass der Telefondienst von einem eigenen Mitarbeiter gemacht werden muss.
„Wir sind ja schließlich kundenorientiert!“
Da alle Mitarbeiter aber viel zu tun haben, führt das entweder ins Chaos oder sie stellen dafür eine Teilzeitkraft ein. Nun, das kann sinnvoll sein, häufig ist es das aber nicht.
Ich habe meinen Telefondienst extern vergeben. Also die Stufe 3 nicht übersprungen.
Der Vorteil dieses Vorgehens: Mein Telefon ist 24 h lang besetzt. Die externen Mitarbeiter sprechen deutsch und englisch fließend und sie haben klare Vorgaben, was sie sagen sollen und was sie erfragen sollen.
Nach jedem Telefonanruf bekomme ich eine E-Mail und kann dann entscheiden, wann ich diese E-Mail lese und wann und ob ich zurückrufe oder lieber eine E-Mail schreibe.
Für meine persönlichen Anforderungen ist das perfekt. Da ist jemand 24 Stunden für mich tätig in deutscher und englischer Sprache. Klasse! Wenn da 10 Anrufe am Tag reinkommen zahle ich für diesen Dienst nur den Bruchteil der Kosten, die ich für eine Teilzeitkraft ausgeben würde und habe trotzdem 24 h Erreichbarkeit!
Stufe 4 : Sollen es die eigenen Mitarbeiter tun?
Welche Aufgaben sollten von externen Mitarbeitern und welche von internen Mitarbeitern erbracht werden?
Meine Meinung hierzu ist: Wenn die zu erledigende Aufgabe zum Kern-Know-How Ihres Unternehmens gehört, dann sollte diese Aufgabe möglichst von eigenen Mitarbeitern übernommen werden.
Ist sie das aber nicht und ist die Aufgabe wiederkehrend, dann ist es günstiger die Aufgabe möglichst extern erledigen zu lassen.
Beispiel Kartenspiel
Auch hier ein Beispiel: Ich verkaufe Online vollautomatisiert mein Kartenspiel: Sie kennen es vielleicht schon. Es sind die Business Leader Cards.
Es dient dazu, Führung spielend zu verbessern. Es enthält 32 Tipps für gute Führung kompakt als Kartenspiel.
Das Problem für mich ist: das Kartenspiel ist ja nicht digital. Das muss verpackt und verschickt werden. Soll ich das selbst machen?
Ganz sicher nicht. Sollte es ein Mitarbeiter machen? Auch hier: Ganz sicher nicht.
Für das regelmässige Verpacken und Verschicken gibt es Dienstleister, die sich darauf spezialisiert haben. Das ist deren Kerngeschäft, nicht meins. Also habe ich diese Aufgabe selbstverständlich outgesourct.
Was delegiere ich auf Stufe 4?
Auf der Stufe 4 delegiere ich Aufgaben an meine Mitarbeiter, die ich selbst nicht machen kann oder machen sollte, die aber zu unserem Kerngeschäft gehören.
Zur Zeit ist das beispielsweise das Scripten und Editieren von YouTube Videos. Da haben mein Mitarbeiter Alex und ich uns genau überlegt, wie das aussehen soll und wir testen ständig daran, wie wir unsere Videos verbessern.
Ich sehe das als eine Kernaufgabe meines Unternehmens an und deshalb will ich das nicht extern vergeben. Ich will das dieses Know How in meinem Unternehmen bleibt.
Stufe 5: Selbst machen!
Es gibt ganz klare Unternehmeraufgaben, die kann ich als Unternehmer nicht delegieren. Da bin ich dann also auf der höchsten, der 5. Stufe: Ich muss es selbst machen.
Alle anderen Arbeiten aber, sollte ich möglichst eine oder mehrere Stufen weiter nach unten delegieren oder sie werden in meinem Unternehmen gar nicht gemacht.
Wenn Sie also das nächste Mal wieder über eine Aufgabe entscheiden müssen, achten Sie darauf, dass Sie „die 5 Entscheidungsstufen“ durchlaufen. Entscheiden Sie sich bei allen Aufgaben möglichst für die niedrigste Stufe, die machbar und sinnvoll ist.
Weiterführende Links
Das inspirierende Zitat
„Wir sind nicht nur verantwortlich für das, was wir tun, sondern auch für das, was wir nicht tun.“
Moliere
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