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Sind Sie Geschäftsführer und bearbeiten täglich 100 E-Mails oder mehr? Dann machen Sie was falsch! Im Umgang mit E-Mails zeigt sich, ob Sie eine wirkliche Führungskraft oder ein überforderter Mikromanager sind. Sie haben es in der Hand.

Führen bedeutet, festlegen, wo es hingehen soll, den Überblick behalten und Mitarbeiter begeistern. Das können Sie nur, wenn Sie sich auf Wichtiges fokussieren und Aufgaben konsequent delegieren.

Das bedeutet, Sie müssen nicht über alles zu jeder Zeit informiert sein. Weder brauchen noch können Sie alle Vorgänge in Ihrem Unternehmen kontrollieren.

Warum lesen viele dann ständig Ihre E-Mails?

Anscheinend haben diese Geschäftsführer Angst, etwas zu verpassen. Vielleicht glauben Sie auch, zeigen zu müssen, dass Sie ständig ansprechbar seien. Was für ein Unsinn und was für eine Zeitverschwendung.

Ich habe sogar Geschäftsführer erlebt, die von Ihren Mitarbeitern erwarten, dass eine E-Mail innerhalb von spätestens 20 Minuten beantwortet wird. Das sind auch die gleichen Geschäftsführer, die während Meetings E-Mails auf ihrem Laptop oder Blackberry bearbeiten.

Was soll das? Wenn wir etwas in den letzten Jahren von der Gehirnforschung gelernt haben, dann doch, dass Multitasking weder effektiv noch effizient ist. Entweder ich bearbeite meine E-Mails oder ich nehme an einem Meeting teil! Wenn das Meeting unwichtig ist, warum findet es dann statt bzw. warum nimmt der Geschäftsführer am Meeting teil?

Wann Sie Ihre E-Mails lesen sollten

Lesen Sie Ihre E-Mails nur zu festgelegten Zeiten ein oder zweimal am Tag, beispielsweise um 12 Uhr und um 16 Uhr. Ansonsten schalten Sie Ihr E-Mail Programm aus. Schalten Sie auch den E-Mail Benachrichtigungston auf Ihrem Handy aus!

Sie können sicher sein: Dringende Dinge, die auch wichtig sind, kommen nicht per E-Mail. Wenn jemand etwas dringend von Ihnen will und es ist wichtig, kommt er persönlich oder er ruft Sie oder Ihre Sekretärin an. Glauben Sie mir: Sie werden nicht per E-Mail informiert, wenn Ihr Haus in Flammen steht.

So arbeiten Sie E-Mails effizient ab

Für die Abarbeitung Ihrer E-Mails halte ich die GTD Methode „Getting it Done“ von David Allen für sehr hilfreich. Dabei geht es darum, seinen Eingangsordner möglichst leer zu halten. Im Englischen wird dafür der Spruch „Get an empty inbox!“ oder “Inbox zero!” verwendet. Dahinter steckt folgendes Prinzip:

Wenn Sie Ihre E-Mails bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. „Tun”
   Lesen Sie die E-Mail einmal. Wenn sie Aktionen von Ihnen erfordert und diese weniger als 2 Minuten dauern, erledigen Sie es sofort!
2. “Delegieren”
   Wenn Aktionen erforderlich sind, aber diese nicht unbedingt von Ihnen erledigt werden müssen, delegieren Sie.
3. “Löschen oder ablegen”
   Wenn die Bearbeitung der E-Mail mehr Zeit benötigt, legen Sie sie in Ihr To-Do Verzeichnis. Wenn keine Aktionen notwendig sind, Sie die E-Mail aber behalten wollen, speichern Sie sie in ein anderes Verzeichnis ab. Ansonsten löschen Sie sie sofort.

Die Vorteile dieses Vorgehens sind:

• Sie bearbeiten Ihre E-Mails nur ein oder zweimal am Tag.
• Jede E-Mail wird nur einmal geöffnet.
• Ihr Eingangsordner ist aufgeräumt und möglichst leer.

So bekommen Sie weniger E-Mails

Laut Prof. Jacob Palme der KTH Technical University in Stockholm benötigt man im Durchschnitt 4 min, um eine E-Mail zu schreiben, aber nur 30 Sekunden, um eine E-Mail zu lesen. Wenn also jede E-Mail nur genau einen Empfänger hätte, würden die Menschen 90 % Ihrer E-Mail Zeit mit Schreiben und nur 10 % mit Lesen verbringen.

Die Wirklichkeit sieht aber ganz anders aus. Viele E- Mails werden nicht nur an einen sondern an mehrere, teilweise sogar an sehr viele Empfänger geschickt. Verändern Sie deshalb die E-Mail Kultur in Ihrem Unternehmen! Machen Sie sich und Ihren Mitarbeitern klar:

• Es werden keine „Absicherungs-E-Mails“ verschickt. Wenn Sie eine auf Vertrauen basierte Führungskultur in Ihrem Unternehmen etabliert haben, dann brauchen Ihre Mitarbeiter nicht ständig E-Mails mit einer Vielzahl von Adressaten im „CC“ und „BCC“ Feld zu verschicken.
• Es ist selten nötig, die Beantwortung einer E-Mail an alle Adressaten der Original-Email zu schicken. Die Regel sollte sein: Vermeidet die Taste: „Allen antworten“.
• E-Mails sollten nur beantwortet werden, wenn es wirklich nötig ist.
• Weiterleitungen sollten sehr gut überlegt sein!
• Keiner kann erwarten, dass eine E-Mail innerhalb des gleichen Tages beantwortet wird!

Und für Sie persönlich:

• Melden Sie sich von allen Newslettern ab, die sie sowieso nicht lesen!
• Verschicken Sie keine E-Mails mit automatischer Lesebestätigung!
• Denken Sie immer dran: Je weniger E-Mails Sie verschicken, umso weniger E-Mails werden Sie auch erhalten.
• Weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, dass Sie nur wichtige Informationen per E-Mail erhalten wollen.

Das sollten Sie beim Schreiben einer E-Mail berücksichtigen

Formulieren Sie E-Mails höflich, aber kurz, klar und präzise. Eine E-Mail sollte möglichst nur ein Thema behandeln. Das Thema sollte aus der Betreffzeile eindeutig hervorgehen. Dadurch stellen Sie sicher, dass auch ohne Öffnen der E-Mail klar ist, um was es geht.

Ivan Blatter hat das treffend in seinem Beitrag „Die zehn Gebote für den Umgang mit E-Mails“ beschrieben. Eine aussagekräftige Betreffzeile ist beispielsweise

„Sitzung am 30.01.2012 möglich?“.

Weniger hilfreich ist hingegen die Betreffzeile

„Terminvorschlag“.

Statt E-Mail lieber mal ein persönliches Gespräch

Bei einer E-Mail besteht immer die Gefahr, dass der Empfänger Ihre Intention, Ihre ironisch gemeinten Bemerkungen oder den Kontext missversteht. Das kann zu Problemen und unnötiger Eskalation führen. So geraten manche E-Mail Diskussionen außer Kontrolle. Es gibt ein häufiges Hin und Her. Dabei wäre es sinnvoller, sich von Angesicht zu Angesicht oder telefonisch kurz auszutauschen und das Problem zu lösen.

E-Mails ersetzen keine Gespräche! Fragen Sie sich immer: Kann ich mein Problem nicht besser durch ein persönliches Gespräch lösen. Wenn ja, nehmen Sie einfach den Hörer in die Hand oder treffen sie die Person persönlich.

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