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In der letzten Zeit habe ich viele Unternehmer kennen gelernt, die überarbeitet und erschöpft sind.

Kein Wunder, denn ständig gibt es neue Herausforderungen: Zuerst Corona, dann Lieferkettenprobleme, Ukrainekrieg, jetzt hohe Energiepreise, eine 2 stellige Inflation und dann auch noch Personalmangel.

Es ist anstrengend!

Es ist einfach anstrengend, mit diesen negativen Schlagzeilen und den Auswirkungen dieser Krisen umzugehen. Dabei müssen Sie als Unternehmer ja das eigene Unternehmen und die Mitarbeiter trotz dieses Krisenumfelds auf Spur halten und dann auch noch ständig positive Energie ausstrahlen.

Kein Wunder also, dass das bei vielen Unternehmern an die Substanz geht. Und das ist kritisch. Denn die Unternehmer sind es ja, die das Ganze mit ihren Mitarbeitern am Laufen halten.

Wenn vermehrt Unternehmer deprimiert und erschöpft sind, keine Ideen mehr haben und immer mehr Betriebe insolvent gehen, dann wird es hier im Land ungemütlich.

Keine Hilfe von Beamten und Politikern!

Denn von Beamten, Behörden und Politikern ist nicht viel zu erwarten. Arbeitsplätze schaffen die nicht.

Die geben nur das Geld aus, das die Unternehmen erstmal erwirtschaften müssen.

Beschäftigen wir uns also mit den Personen, die den Karren aus dem Dreck ziehen müssen: den Unternehmern.

Was können Sie als Unternehmer tun, um in der jetzigen Zeit nicht zu verzweifeln? Wie können Sie es vermeiden, überarbeitet und erschöpft zu sein?

Verringern Sie Ihren Nachrichtenkonsum!

Als Erstes sollten Sie Ihren Konsum an Nachrichten und News auf ein Mindestmaß herunterfahren. Es bringt nichts sich ständig neuste Nachrichten anzuschauen.

Denn leider ist es ja so, dass es sich dabei fast immer um negative Schlagzeilen handelt. Nicht etwa, weil es da draußen immer Schlimmer wird. Nein, negative Schlagzeilen verkaufen sich halt einfach besser als positive Meldungen.

Deshalb lassen Sie sich nicht davon herunterziehen. Beschäftigen Sie sich mit positiven Dingen und arbeiten Sie an Sachen, die Sie selbst in der Hand haben und die Sie ins Positive verändern können. Deshalb sind Sie ja Unternehmer. Sie unternehmen etwas.

„Ja, das würde ich ja gerne. Aber mein Tagesgeschäft frisst mich auf. Ich bekomme keine Mitarbeiter, an die ich meine operativen Aufgaben delegieren könnte. Und die Mitarbeiter, die ich habe, die arbeiten nicht richtig. Alles muss ich kontrollieren. Da kann ich es auch gleich selber machen.“

Wenn ich das höre, versuche ich rauzubekommen, woran das wirklich liegt. Viele Führungstrainer sagen da nämlich viel zu schnell:

„Dieser Unternehmer muss nur richtig delegieren lernen, er muss loslassen. Dann klappt das schon.“ 

Ja, delegieren zu lernen ist sicher ein wichtiger Punkt. Nur das alleine hilft dem Unternehmer in dem Moment nicht, wenn nicht andere entscheidende Voraussetzungen geklärt sind.

Denn wenn jemand keine Mitarbeiter findet oder nicht die richtigen hat, denen er Aufgaben vertrauensvoll delegieren kann, dann kann das auch einfach daran liegen, dass er nicht die im Markt geforderten Gehälter zahlt.

„Ja, aber in meiner Branche da kann ich nicht so viel zahlen wie die anderen.“

Sorry, aber das ist falsch. In jeder Branche gibt es Gewinner und Verlierer. In jeder Branche gibt es Unternehmen, die auch jetzt in Zeiten der Energiekrise, der hohen Inflation und des Personalmangels hochprofitabel arbeiten und 2 stellige Umsatzrenditen einfahren.

Haben Sie ein hochprofitables Geschäftsmodell?

Entscheidend ist, ob man ein hochprofitables Geschäftsmodell hat und gut positioniert ist. Denn dann kann man seine Preise anpassen und bleibt auch in der Krise profitabel und kann es sich so leisten, Mitarbeitergehälter über dem Branchendurchschnitt zu zahlen.

Das heißt, wenn Sie als Unternehmer Probleme haben geeignete Mitarbeiter zu bekommen, weil Sie nicht über dem Branchendurchschnitt zahlen, dann hilft es nicht zu lamentieren.

Vielmehr geht es dann darum, das eigene Geschäftsmodell immer wieder auf den Prüfstand zu stellen und es so zu adaptieren, dass es hochprofitabel wird.

Als kleines oder mittelständisches Unternehmen ist das einfacher als bei einem großen Konzern. Je kleiner Ihr Unternehmen ist, desto besser sind Sie da dran, weil Sie Veränderungen schnell umsetzen können.

Ja, ich behaupte nicht, dass das ganz einfach wäre. Es ist aber aus meiner Sicht die einzige Lösung, um als kleines Unternehmen langfristig am Markt überleben zu können. Denn Inflation und der Personalmangel aufgrund der Demographie-Entwicklung wird uns noch die nächsten Jahre begleiten.

Und andere Krisen, die wir noch gar nicht auf dem Schirm haben, werden noch dazu kommen. Sorry, aber es wird nicht mehr so, wie vor Corona. Wir werden uns alle verändern und anpassen müssen: wahrscheinlich auch Ihr Unternehmen und Ihr Geschäftsmodell.

Wenn Sie dazu Fragen haben, schreiben Sie mir eine E-Mail und wir sprechen darüber.

Automatisieren!

Was können Sie noch machen?

Nun, es geht auch darum, viele Arbeitstätigkeiten, und da besonders bürokratische Arbeiten zu automatisieren. Dadurch kann man Mitarbeiter einsparen oder Mitarbeiter wertschöpfender einsetzen.

Ein Beispiel hierzu kommt vom Sponsor dieser Podcastfolge. Es ist die Firma Personio.

Personio

Wir sprachen ja gerade darüber: Es ist schwer, Talente zu finden, gute Mitarbeiter einzustellen und die dann auch im Unternehmen zu halten. Und was machen da viele Personalabteilungen? Sie vergeuden Zeit mit bürokratischen Abläufen und arbeiten mit Aktenordnern, E-Mails und Exceltabellen.

Dabei bietet Personio die All-in-one HR Lösung speziell für kleine und mittelständische Unternehmen.

Als ich Personios Headquarter in München besucht habe, habe ich mir deren Software im Detail zeigen lassen. Und ganz ehrlich: Die hat mich ziemlich begeistert.

Sie können damit alle Prozesse und Bereiche des Personalwesens erfassen, sie können sie bearbeiten und zum Teil sogar automatisieren: vom Recruiting- und Onboarding über die digitale Personalakte bis hin zur Zeiterfassung und Lohnabrechnung. Und das Ganze – und das ist mir sehr wichtig – ist ganz einfach zu bedienen.

Damit laufen die operativen HR-Aufgaben reibungslos und die Personalabteilung kann sich endlich um die wichtigen Dinge kümmern: – Nicht um Bürokratie sondern um die Mitarbeiter und die Personalstrategie.

Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, gehen Sie mal einfach auf personio.de/audio.

Was können Sie noch tun?

Woran kann es noch liegen, dass Sie als Unternehmer ständig überfordert und überarbeitet sind und es nicht so richtig voran geht?

Viele Unternehmer delegieren zwar operative Fachtätigkeiten, aber sind trotzdem noch viel zu viel im Tagesgeschäft involviert. Da gibt es Unternehmer, die 20 oder 30 Mitarbeiter haben und sich um all diese Mitarbeiter auch kümmern. Es fehlen Gruppen oder Abteilungsleiter. Es fehlt die Zwischenschicht.

Und selbst wenn es die gibt, dann hat der Unternehmer häufig zwar pro Forma einen Leiter bestimmt, z.B. einen Produktionsleiter. Aber trotzdem entscheidet der Unternehmer dann doch noch im Tagesgeschäft, zum, Beispiel ob und wann ein Produktionsmitarbeiter in Urlaub geht, der Unternehmer macht das Gehaltsgespräch mit diesen Mitarbeitern. Dabei sollte das doch dann der  Produktionsleiter übernehmen.

Delegieren von Verantwortung

Das Problem hier ist, dass der Unternehmer zwar Aufgaben delegiert, nicht aber Verantwortung. Verantwortung für Bereiche wie Vertrieb, Produktion, Marketing , Einkauf etc.

Im Endeffekt führt der Unternehmer dadurch jeden einzelnen Mitarbeiter direkt. Das kann nicht funktionieren. Ich bin der Meinung, dass die Zahl der direkt geführten Mitarbeiter nur zwischen 7 plus/minus 2 liegen sollte, also eine einstellige Anzahl an Mitarbeitern.

Wenn man als Unternehmer 7 Mitarbeiter führt, also im besten Fall keine Facharbeiter sondern die Abteilungsleiter, dann hat man da genug zu tun. Denn man muss sich ja mit 7 unterschiedlichen Themengebieten und 7 unterschiedlichen Persönlichkeiten beschäftigen. Allein das kann manchmal schon ein Vollzeitjob sein.

Bei 10 oder mehr Mitarbeitern und wenn man sich dann auch noch direkt um Fachmitarbeiter kümmern soll, wird das unmöglich. Das kann vielleicht mal eine Zeit gut gehen. Sobald aber Probleme in mehr als einem Bereich auftreten, dann ist der Unternehmer zeitlich und mental schnell überfordert.

Organisation und Struktur

Und deshalb ist es so wichtig, sich mit Organisation und Struktur im Unternehmen zu beschäftigen.

Wenn es um die Organisation Ihres Unternehmens geht, dann können wir 2 Arten von Organisation unterscheiden:

1. Die Ablauf-Organisation

Das sind Prozessbeschreibungen, insbesondere die Beschreibung Ihres Kernprozesses, also wie funktioniert Ihr Unternehmen?

• Wie erbringen Sie Ihre Leistung oder Ihr Produkt zum Kunden?
• Wie funktioniert das im Detail?
• Wer kümmert sich da um was?

Hier wird beschrieben, wie in Ihrem Unternehmen die Wertschöpfung erfolgt. Es geht also darum, wie ein Interessent durch Ihr Marketing auf Sie aufmerksam wird, wie er von Ihrem Vertrieb in einen Kunden verwandelt wird und wie Sie diesen Kunden dann mit Ihrer Dienstleistung oder Ihrem Produkt helfen.

Wer macht da was in Ihrem Unternehmen und wie werden da Entscheidungen gefällt? Wer fällt die Entscheidungen?

Mit den Prozessen beschreiben Sie Ihre Ablauf-Organisation, also wie läuft die Arbeit und die Wertschöpfung in Ihrem Unternehmen ab. Es ist ein zeitlicher Ablauf. Prozesse werden deshalb auch meist von links nach rechts dargestellt.

Wenn Sie das noch nicht gemacht haben und dieser Prozess bei Ihnen noch nicht aufgeschrieben ist. Machen Sie das als Erstes.

Ein Augenöffner für Unternehmer

Es ist für viele Unternehmer mit 10 oder 20 Mitarbeitern ein Augenöffner. Warum? Weil sie so erkennen, wo Sie in vielen Bereichen in Ihrem Unternehmen noch involviert sind, obwohl Sie es nicht sein sollten.

Es wird Ihnen auch klarer, wie und wer etwas in Ihrem Unternehmen entscheidet oder entscheiden sollte.

Sie werden erstaunt sein, wie intransparent und unklar Ihr Prozess ist, weil Sie bei vielen Dingen glauben, dass ist doch klar, das sollte doch allen klar sein – ist es aber nicht!

2. Die Aufbau-Organisation

Die Aufbau-Organisation im Gegensatz zur Ablauf Organisation wird grafisch am Besten durch ein Organigramm dargestellt. Dieses Diagramm beschreibt die Rollen und die formale Machtstruktur in Ihrem Unternehmen.

Es ist eine grafische Darstellung der Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse und des Aufbaus Ihrer Organisation. Deshalb wird das auch Aufbau-Organisation genannt. Die größte disziplinarische Macht und auch Verantwortlichkeit ist oben bei der Geschäftsführung.

Deshalb geht es bei der Aufbauorganisation auch von oben nach unten.

Warum braucht es sowas überhaupt?

Nun, weil Sie die Arbeit in Ihrem Unternehmen aufgeteilt haben. Deshalb ist es da natürlich wichtig zu klären, wer macht was und auch wer hat welche Verantwortlichkeiten? Und natürlich auch wer darf wem Aufgaben delegieren und Anweisungen geben?

Mit einem Organigramm erhalten Sie wie auch Ihre Mitarbeiter ein klares Bild und ein besseres Verständnis, wie Ihr Unternehmen funktioniert oder funktionierten sollte, wo es Schnittstellen gibt und wo Klärungen notwendig sind oder Kommunikationsprobleme auftreten können.

Eine wichtige Sache: 

Es gibt kein ideales Organigramm!

Das perfekte Organigramm ist eine Illusion. Das gibt es nicht. Jede Organisation ist ein Kompromiss zwischen Effizienz und Flexibilität, Spezialisierung und Ganzheitlichkeit, Zentralisierung und Dezentralisierung.

Sie können Ihr Organigramm dann als gelungen ansehen, wenn durch die entstehenden Bereiche, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen möglichst geringe Nachteile für Freiraum, Arbeitseffizienz und Qualität entstehen.

Ein wichtiges Ziel ist es, dass Sie mit der für Sie richtigen Organisation Ihre Überlastung und die Überlastung Ihrer Mitarbeiter vermeiden.

Im Organigramm können Sie bestimmte Überlastungen übrigens einfach erkennen, beispielswiese daran, wenn Sie oder eine Ihre Führungskräfte mehr als 7 Mitarbeiter direkt führen.

Wenn das der Fall ist, dann gebe ich Ihnen Brief und Siegel, dass diese Person überlastet ist. Also verändern Sie die Organisation und die Verantwortlichkeiten entsprechend.

Dabei kann ich Ihnen helfen!

Wie Sie das genau machen, wie eine solche Prozessvisualisierung funktioniert, wie Sie Ihre Organisation im Detail entwickeln, sodass Sie aus der Überarbeitung rauskommen und wie Sie lernen, als Unternehmer richtig zu delegieren und Aufgaben wie auch Verantwortung vertrauensvoll an Mitarbeiter abzugeben, da helfe ich Ihnen gerne im Rahmen meines Leadership Intensive Mentoring Programms.

Wenn Sie als Unternehmer überlastet sind, dann wir das nicht besser in den nächsten Monaten und Jahren, wenn Sie daran nichts ändern. Es wird eher schlimmer. Deshalb nehmen Sie einfach Kontakt mit mir auf unter info@berndgeropp.de und wir vereinbaren ein Telefongespräch und schauen gemeinsam, ob ich Ihnen dabei helfen kann.

Ich freu mich auf Sie!

Weiterführende Links

• Leadership-Intensive-Mentoring-Programm
• Der Sponsor dieser Podcastfolge: Personio

Das inspirierende Zitat

„Prioritäten richtig setzen – des Lebens größte Kunst.“

Stefan Rogal

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