Effizient arbeiten? Tun das Ihre Mitarbeiter?
Photo: Yuri_Arcurs/ Quelle: www.bigstock.com

Manche Unternehmer sind unzufrieden mit der Leistung ihrer Mitarbeiter:

„Meine Mitarbeiter beschäftigen sich häufig mit den falschen Sachen und arbeiten einfach nicht effizient!“

Viele denken, dass sich das durch geeignetes Training und Ausbildung der Mitarbeiter ändern lässt. Die sollen doch einfach nur effizient arbeiten! Tja, so einfach ist es aber meist nicht.

Wenn sich Ihre Mitarbeiter auf die falschen Sachen konzentrieren und ihre Arbeiten anscheinend nicht effizient erledigen, hängt das selten nur an den Mitarbeitern.

Unterscheiden Sie zwischen effizient und effektiv!

Um der Sache auf den Grund zu gehen, müssen wir die Begriffe Effektivität und Effizienz unterscheiden. Wer effektiv ist, tut das richtige. Wer effizient ist, tut es richtig.

Anders formuliert:

Effektivität ist auf das Ziel, Effizienz ist auf den Weg gerichtet!

Noch anders: Effektivität fragt nach dem „Was“ und Effizienz nach dem „Wie“. Warum ist diese Unterscheidung wichtig?

Effizient arbeiten: Zuerst das Was und dann das Wie!

Zuerst muss das Ziel klar sein. Erst dann überlegt man sich, welchen Weg man geht. Klingt banal – wird aber trotzdem häufig falsch gemacht.

Kleines Beispiel:

Sie wollen im Garten einen Baum fällen. Wenn Sie damit anfangen, die Zweige abzuschneiden, ist das nicht effektiv. Es hilft Ihnen schließlich nicht dabei, Ihrem Ziel näher zu kommen – nämlich den Baum zu fällen.

Hingegen ist es effektiv, mit einer stumpfen Axt am Stamm zu hauen. Das mag einiges an Zeit dauern, aber irgendwann werden Sie den Baum mit der stumpfen Axt fällen.

Sicher ist es sinnvoller, eine geschliffene Axt zu verwenden oder gar den Stamm mit einer Motorsäge abzusägen. Alle drei Methoden sind effektiv, da Sie dem Ziel dienen. Die Methoden unterscheiden sich aber hinsichtlich der Effizienz.

Was hat das mit meinen Mitarbeitern zu tun?

Wenn Ihre Mitarbeiter häufig an den falschen Sachen arbeiten, arbeiten sie nicht effektiv. Arbeiten Mitarbeiter an den falschen Dingen, sind ihnen meist die Ziele nicht klar.

Wessen Aufgabe ist es in einem Unternehmen, die Ziele klar und eindeutig darzulegen?

Genau: Das ist Ihre Aufgabe als Unternehmer und Führungskraft. Wenn Sie sich also beschweren, dass Ihre Mitarbeiter das Falsche tun, sollten Sie sich als Erstes damit beschäftigen, ob die Ziele definiert sind und alle die Ziele verstanden haben.

Ich kann doch nicht alles vorgeben!

Sie sollen auch nicht alles haarklein vorgeben. Aber Sie müssen die Richtung vorgeben. Sie müssen sagen, worauf es Ihnen ankommt. Sie müssen Antworten auf die Frage nach dem „Warum“ haben.

Kennen Ihre Mitarbeiter die Unternehmensvision und die Unternehmensziele? Sagen Sie jetzt nicht einfach ja.

Fragen Sie mal Ihre Mitarbeiter danach. Sie werden wahrscheinlich erstaunt sein, wie wenig die Antworten mit Ihrer Vision und Ihren Zielen übereinstimmen.

Priorisieren geht nur, wenn Sie die Ziele kennen!

Wenn Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter in Ihrem Sinne agieren, müssen Unternehmensvision und Ziele glasklar sein. Wenn mehrere Aufgaben anliegen, müssen Ihre Mitarbeiter schließlich priorisieren.

Das können sie aber nur, wenn sie wissen, um was es geht, worauf es im Unternehmen ankommt und was wirklich wichtig ist.

Als Unternehmer ist es Ihre Aufgabe, sich immer wieder die Zeit zu nehmen, Vision und Ziele zu definieren und ständig darüber zu sprechen.

Aber meine Mitarbeiter kennen Ihre Ziele…

Es kann auch vorkommen, dass Vision und Ziele klar sind – und trotzdem hakt es. Der Mitarbeiter erbringt nicht den erwarteten Output. Die Frage ist: Woran liegt es dann?

In den wenigsten Fällen liegt der Grund in der Faulheit der Mitarbeiter. Wer das als Erstes annimmt, macht meist einen Fehler und tut seinen Mitarbeitern Unrecht.

Hier sind 3 mögliche Gründe für die fehlende Effizienz und meine Tipps, wie Sie das ändern:

1. Der Wunsch effizient zu sein

Manchmal will ein Mitarbeiter sogar besonders effizient arbeiten, verwendet auch sinnvolle Methoden des Zeitmanagements und versucht besonders schnell zu arbeiten.

Das geschieht besonders dann, wenn der Chef Druck macht und immer wieder betont, dass die Mannschaft effizienter werden muss. Die Folge ist, dass der Mitarbeiter überhastet mit den Aufgaben anfängt ohne vorher genau das Ziel zu klären.

Beispiel:

Der Mitarbeiter überfliegt die Beschreibung für das neue Projekt nur kurz. Schließlich hat er ja das vermeintlich gleiche Projekt bereits für mehrere andere Kunden erfolgreich bearbeitet. Es muss schnell gehen, also fängt er direkt an.

Schade nur, dass die Vorgaben diesmal in einigen wenigen Punkten anders sind. Das hat er leider übersehen. In den folgenden Tagen arbeitet er zwar sehr effizient. Das Ergebnis entspricht aber leider nicht dem, was der Kunde bestellt hat.

Der Wunsch unbedingt besonders effizient zu sein, führt hierbei dazu, dass das Falsche gemacht wird. Als er das nach einigen Tagen erkennt, muss er korrigieren und nacharbeiten. Das führt zwar letztendlich zum Ziel – nur effizient war es ganz und gar nicht.

Mein Tipp:
Machen Sie weniger Druck und helfen Sie ihrem Mitarbeiter den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz zu verstehen.

2. Fehlende Helikopter Sicht

Vielen Mitarbeitern fällt es auch schwer, sich häufig ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Bekommt der Mitarbeiter ein neues Projekt rein, obwohl er noch an anderen Projekten arbeitet, klärt er nicht als erstes ab, was jetzt wichtig ist, sondern er versucht an seinem jetzigen Projekt möglichst noch schneller und damit vermeintlich effizienter zu arbeiten, um es abzuschließen.

Besser wäre es aber, sich neu zu orientieren und den Überblick zu bekommen.

• Was ist jetzt wichtig?
• Müsste ich meine Prioritäten aufgrund des neuen Projekts verschieben?
• Muss ich die Notbremse ziehen und meinem Chef mitteilen, dass das nicht zu schaffen ist?

Diese Helikopter Sicht einzunehmen fällt vielen schwer – insbesondere wenn Sie unter Zeitdruck stehen und in die Bearbeitung von Details vertieft sind.

Mein Tipp:
Helfen Sie Ihren Mitarbeitern regelmäßig die Helikopter Sicht einzunehmen. Das kann man lernen. Häufig reicht es schon, wenn man von anderen darauf aufmerksam gemacht wird.

3. Falsche Prioritäten

Manche setzen auch falsche Prioritäten. Die Situation kennt fast jeder von sich selbst: Es gibt viel zu tun. Mehrere Projekte müssen bearbeitet werden.

Aber anstatt mit dem wichtigsten zu beginnen, stürzt man sich lieber auf die Arbeit, die einem am meisten Spaß macht. Das geschieht manchmal fast unbewusst. Das ist natürlich nicht effektiv.

Auch hier hilft es, sich zu zwingen, regelmäßig die Helikopter Sicht einzunehmen und das eigene Tun und die Prioritäten zu hinterfragen.

Auch wichtig ist, sich immer zu überlegen, ob Sie eine 100 % Lösung brauchen oder ob nicht vielleicht auch eine 80 % Lösung genügt.

Mein Tipp:
Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass es häufig nicht darum geht, das optimale Ergebnis zu erreichen. Vielmehr geht es um das für den Kunden oder die Situation sinnvolle Ergebnis.

Das inspirierende Zitat

„Es gibt nichts Sinnloseres als etwas effizient zu tun, das gar nicht getan werden sollte.“

Peter Drucker