Termine einhalten! Photo: eminozkan/ Quelle: www.bigstock.com

Jeder kennt es und jeder ärgert sich darüber: ich rede über Deadlines, die nicht eingehalten werden, Lieferungen, die zu spät kommen oder Projekte, die sich verzögern.

Warum passiert das? Warum halten sich viel Menschen und Unternehmen nicht an die von ihnen zugesagten Termine?

Bei den wenigsten ist es böser Wille. Termine einhalten scheitert häufig wegen fehlender Planung, der Unfähigkeit, anderen etwas abzuschlagen oder der irrigen Annahme, es wird schon irgendwie gut gehen.

Termine einhalten: Meine 10 Tipps!

1. Versprechen Sie immer nur, was Sie auch halten können!

Sagen Sie nie einen unmöglichen Termin zu, nur um einen Auftrag zu gewinnen. Langfristig kostet Sie das viel mehr als es ihnen bringt: Sie verlieren nicht nur das Vertrauen ihres Kunden sondern haben auch ein Projekt am Hals, das Ihnen von Beginn an nur Ärger und Probleme einbringt.

2. Machen Sie es schriftlich!

Halten Sie all Ihre Vereinbarungen inklusive Termin immer schriftlich fest. Sie beugen damit Ihrer Vergesslichkeit vor. Tragen Sie die Termine in Ihren Planer ein.

Halten Sie auch kleine, vermeintlich unbedeutende Vereinbarungen schriftlich fest. Wenn Sie beispielsweise einen Besprechungstermin mit einem Mitarbeiter vereinbart haben, schicken Sie eine E-Mail oder laden Sie per Outlook ein. Somit steht für beide Seiten auch noch in mehreren Wochen eindeutig fest, wann das Gespräch stattfinden wird.

3. Klären Sie das Ziel!

Wenn Sie einen Termin vereinbaren, beschreiben Sie präzise, was zu diesem Termin passieren, fertig gestellt sein oder ausgeliefert werden soll. Die Erwartungen von beiden Seiten müssen vollständig geklärt sein, sonst gibt es später unschöne Missverständnisse.

4. Lernen Sie, nein zu sagen!

Lehnen Sie unrealistische Anforderungen von Anfang an ab. Wenn Sie eine Produktionsmaschine mit 102 % Wirkungsgrad zusagen, brauchen Sie sich nicht zu wundern, wenn Sie den Liefertermin dieser Maschine nicht einhalten!

5. Legen Sie Termine eindeutig fest!

Sagen Sie nicht:

„Wir treffen uns im Herbst wieder.“

sondern vereinbaren Sie einen eindeutigen Tag für das Treffen, z.B. den 24. Oktober 2012. Günstig ist auch direkt festzulegen, wo und um wie viel Uhr das Treffen stattfindet und wie lange es dauern wird.

6. Setzen Sie Termine für Teilschritte

Wenn es um größere Projekte geht, unterteilen Sie das Projekt möglichst zu Beginn. Setzen Sie sich dabei auch Termine für die Teilschritte. Ein großes Projekt wird dadurch überschaubarer. Auch vermeiden Sie damit „Aufschieberitis“. Ein umfangreiches Projekt, das auf den letzten Drücker begonnen und geplant wird, wird nie rechtzeitig fertig.

7. Informieren Sie andere

Teilen Sie Kollegen und Mitarbeitern Ihre Zusagen und auch die Termine für Zwischenschritte mit. Sie legen sich damit fest. Es dient als zusätzlicher Motivator und hilft Ihnen auch die Termine der Zwischenschritte einzuhalten.

8. Planen Sie immer mit Puffern!

Lernen Sie ihren Zeitbedarf realistisch einzuschätzen! Verplanen Sie nicht ihre gesamte Zeit. Sie sollten mindestens 50 % Zeitreserven für Unvorhergesehenes und Pausen berücksichtigen. Denken Sie an den Spruch:

„Was schief gehen kann, wird auch schief gehen!“

9. Vermeiden Sie, perfekt sein zu wollen!

Es gibt Dinge, da müssen Sie darauf achten, möglichst keine Fehler zu machen. Es gibt aber genügend Arbeiten, da reicht es aus, die Dinge so gut wie nötig abzuliefern. Jemand, der immer mit allem die 100 % Lösung liefern will, wird nie zum zugesagten Termin fertig. Vermeiden Sie das.

10. Holen Sie sich frühzeitig Unterstützung!

Wenn es brennt, überlegen Sie sich: welche Tätigkeiten muss ich unbedingt selbst machen, welche kann ich delegieren oder outsourcen? Wer kann mich kurzfristig unterstützen, sei es Mitarbeiter, Lieferanten oder Partner?

Übrigens: Wenn es eng wird, vermeiden Sie Multitasking. Das kostet Sie nur noch mehr Zeit. Starten Sie mit den wichtigen Unangenehmen Arbeiten.

Der schlimmste Fall: die Deadline ist nicht zu halten!

Sobald Sie absehen können, dass ein Termin nicht einzuhalten ist, informieren Sie alle Beteiligten darüber. Wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist und sie die Deadline überschreiten werden, müssen Sie zumindest frühzeitig informieren und Alternativen vorschlagen: das muss nicht unbedingt immer eine Terminverschiebung sein. Sie können den Beteiligten auch vorschlagen, das vereinbarte Leistungspaket zu reduzieren und so den Termin einzuhalten.

Entscheidend ist, dass Sie frühzeitig informieren und den Beteiligten die Möglichkeit geben, über die Alternativen zu entscheiden. So können Sie häufig zumindest noch Schlimmeres verhindern.

Welche Tipps haben Sie, um Termine einzuhalten?

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