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Ab 2026 müssen Unternehmen erklären können, warum wer wie viel verdient. Nicht nur Konzerne. Auch kleine und mittlere Unternehmen.

Die EU nennt das Entgelttransparenz. Ich nenne es erst einmal: ein massives Bürokratieprojekt für den Mittelstand.

In dieser Folge sprechen wir darüber,

• was wirklich auf KMUs zukommt,
• was davon sinnvoll ist,
• und wo Politik wieder einmal an der Realität vorbeiregiert.

Personios Whitepaper

Diese Podcastfolge wird gesponsert von Personio.

Personio hat ein sehr gutes Whitepaper zur EU-Entgelttransparenzrichtlinie erstellt. Darin steht sachlich und juristisch sauber, was ab 2026 gilt und was Unternehmen konkret tun müssen.

Worum geht es wirklich bei der Entgelttransparenzrichtlinie?

Das erklärte Ziel der EU ist klar: Gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit, unabhängig vom Geschlecht.

Das Problem ist nicht das Ziel. Das Problem ist der Weg dorthin.

Die Kernpunkte:

Erstens:
Die Richtlinie verpflichtet Unternehmen, Gehaltsstrukturen objektiv erklärbar zu machen.

Zweitens:
Mitarbeiter erhalten ein individuelles Auskunftsrecht – unabhängig von der Unternehmensgröße.

Drittens:
Die bisherige Schwelle von 200 Mitarbeitern entfällt vollständig.

Viertens:
Der Median wird durch den Durchschnittswert ersetzt.

Fünftens:
Ab 50 Mitarbeitern gelten zusätzliche Informationspflichten, sofern Deutschland keine Ausnahme nutzt.

Das heißt ganz konkret:

Auch kleine Unternehmen müssen erklären können, warum Mitarbeiter A mehr verdient als Mitarbeiter B.

Und zwar systematisch, nicht aus dem Bauch heraus.

Ein konkretes Beispiel

Lassen Sie mich das an einem konkreten Beispiel zeigen.

Nehmen wir die Müller GmbH – ein IT-Dienstleister mit 30 Mitarbeitern. Das Unternehmen gibt es seit 15 Jahren. Die Gehaltsstruktur ist historisch gewachsen.

Die Ausgangssituation:

Sie haben dort:

• 2 Geschäftsführer
• 5 Projektleiter
• 18 Entwickler und Berater
• 5 Mitarbeiter in Verwaltung und Vertrieb

Die typischen Probleme:

Problem 1:
Unterschiedliche Einstiegszeiten

Der erste Entwickler kam 2010 mit 3.200 Euro ein. Der zweite 2015 mit 3.800 Euro. Der dritte 2020 mit 4.200 Euro.

Alle drei machen heute die gleiche Arbeit. Ihre Gehälter: 4.100, 4.500, 4.800 Euro.

Problem 2:
Verhandlungsgeschick

Entwicklerin Schmidt kam 2018 mit 4.000 Euro rein. Entwickler Wagner im gleichen Jahr mit 4.400 Euro.

Beide hatten vergleichbare Erfahrung. Wagner hat einfach härter verhandelt.

Problem 3:
Marktdruck

2022 war der Arbeitsmarkt eng. Für neue Entwickler mussten plötzlich 5.500 Euro gezahlt werden. Die Bestandsmitarbeiter liegen bei 4.200 bis 4.800 Euro.

Was ändert sich jetzt konkret?

Erstens:
Jeder dieser Mitarbeiter kann ab 2026 fragen: „Was verdienen vergleichbare Kollegen im Durchschnitt?“

Zweitens:
Die Müller GmbH muss diese Frage beantworten. Und sie muss erklären, warum es Unterschiede gibt.

Drittens:
„Historisch gewachsen“ ist keine rechtssichere Begründung. „Hat besser verhandelt“ auch nicht.

Die Müller GmbH steht jetzt vor der Wahl: Entweder sie definiert rückwirkend ein System – Seniorität, Verantwortung, Marktwert.

Oder sie gleicht alle auf das höchste Niveau an.

Oder sie riskiert rechtliche Auseinandersetzungen.

Das ist kein theoretisches Szenario. Das ist die Realität in tausenden deutschen KMUs.

Warum ich diese Richtlinie für kritisch sehe

Ich sage es offen:

Für viele KMUs ist diese Richtlinie kein Fairness-Projekt, sondern ein Bürokratie-Projekt.

Die kritischen Punkte:

Punkt 1:
KMUs haben selten gewachsene, formal saubere Vergütungssysteme.

Punkt 2:
Gehälter sind historisch entstanden – aus Markt, Verfügbarkeit, Persönlichkeit.

Punkt 3:
Jetzt soll rückwirkend eine theoretisch saubere Logik darübergelegt werden.

Punkt 4:
Vergleichsgruppen sind oft klein oder faktisch nicht vorhanden.

Punkt 5:
Der administrative Aufwand steht in keinem Verhältnis zur Unternehmensgröße.

Das ist klassische EU-Logik: Ein Regelwerk für Konzerne, ausgerollt über den gesamten Mittelstand.

Die Kosten-Nutzen Rechnung

Jetzt werden manche sagen:

„Das ist doch alles übertrieben. So schlimm wird es schon nicht.“

Rechnen wir es konkret durch.

Szenario 1: Sie tun nichts

Die Kosten des Nichtstuns: Ein Mitarbeiter stellt eine Auskunftsanfrage. Sie können nicht sachlich antworten. Es kommt zum Rechtsstreit.

Ihre Kosten:

• Anwaltskosten: 5.000 bis 15.000 Euro
• Gerichtskosten: 2.000 bis 8.000 Euro
• Eigener Zeitaufwand: 40 bis 80 Stunden
• Mögliche Nachzahlungen: unbegrenzt, rückwirkend bis zu 3 Jahre
• Schadensersatz: nicht gedeckelt

Beispiel: Bei einer Gehaltsdifferenz von 500 Euro monatlich über 3 Jahre sind das 18.000 Euro Nachzahlung. Plus Zinsen. Plus Anwaltskosten. Plus Schadensersatz.

Gesamtrisiko: 30.000 bis 50.000 Euro pro Fall.

Szenario 2: Sie bereiten sich vor

Die Kosten der Vorbereitung: Sie lassen sich extern beraten oder nutzen HR-Software.

Ihre Investition:

• Externe Beratung: 5.000 bis 12.000 Euro einmalig
• HR-Software für Gehaltsstrukturen: 1.500 bis 3.000 Euro jährlich
• Eigener Zeitaufwand: 20 bis 40 Stunden einmalig
• Laufende Pflege: 4 bis 8 Stunden pro Jahr

Die ehrliche Rechnung:

Vorbereitung kostet Sie einmalig 10.000 bis 15.000 Euro. Ein einziger Rechtsstreit kostet Sie 30.000 bis 50.000 Euro.

Und jetzt die unbequeme Wahrheit:

Bei 30 Mitarbeitern reicht ein einziger unzufriedener Mitarbeiter. Und der Dominoeffekt kann weitere nach sich ziehen.

Die Frage ist nicht, ob Sie sich das leisten können. Die Frage ist, ob Sie sich Nichtstun leisten können.

Ich sage nicht, dass die Richtlinie sinnvoll ist. Ich sage, dass sie real ist. Und dass Verdrängung keine Strategie ist.

Was KMUs trotzdem ernst nehmen müssen

Ob sinnvoll oder nicht – ignorieren ist keine Option.

Die Faktenlage:

Fakt 1:
Auskunftsrechte gelten für alle Mitarbeiter, auch in kleinen Betrieben.

Fakt 2:
Es gibt keine Gehalts-Verschwiegenheit mehr.

Fakt 3:
Bei Streitfällen gilt eine Beweislastumkehr zulasten des Arbeitgebers.

Fakt 4:
Schadersersatz und Nachzahlungen sind nicht gedeckelt.

Wer dann keine Struktur hat, diskutiert nicht über Fairness. Sondern vor Gericht.

Personios Whitepaper

Genau hier ist das Whitepaper von Personio hilfreich.

Nicht als politische Einordnung, sondern als nüchterne Übersicht: Was gilt, ab wann, für wen.

Wenn Sie sich sachlich vorbereiten wollen, ohne sich durch Gesetzestexte zu quälen, laden Sie sich das Whitepaper herunter.

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Der Denkfehler vieler Unternehmer

Viele Unternehmer sagen jetzt:

„Dann machen wir eben Gehaltsbänder.“

Das ist zu kurz gedacht.

Die Klarstellung: Gehaltsbänder ohne Rollen- und Verantwortungslogik funktionieren nicht.

Entgelttransparenz zwingt indirekt zu:

• klaren Rollen
• vergleichbaren Aufgaben
• nachvollziehbaren Entscheidungen

Das ist kein HR-Thema. Das ist ein Führungs- und Strukturthema.

Die Richtlinie trifft nicht HR. Sie trifft Unternehmen, die Führung nie systematisiert haben.

Was ich KMUs konkret empfehle

Nicht ideologisch. Nicht panisch. Sondern pragmatisch.

Drei klare Schritte:

SCHRITT 1:
BESTANDSAUFNAHME

Wer macht was? Warum verdienen Menschen unterschiedlich?

SCHRITT 2:
EINFACHE KRITERIEN DEFINIEREN

• Verantwortung
• Erfahrung
• Marktwert
• Rolle im Unternehmen

Nicht perfekt. Aber erklärbar.

SCHRITT 3:
VORBEREITUNG AUF AUSKUNFTSGESPRÄCHE

Nicht defensiv. Sondern ruhig, sachlich, strukturiert.
Perfektion verlangt niemand. Erklärbarkeit schon.

Mein Fazit:

Die Entgelttransparenzrichtlinie löst nicht das Kernproblem vieler KMUs.

Sie zwingt sie aber, sich endlich mit Führung, Rollen und Vergütung auseinanderzusetzen.

Ob man das sinnvoll findet oder nicht – ab Juni 2026 ist es Realität.

 

Das inspirierende Zitat

„Die Wirtschaft in allen Ländern wäre doppelt so stark, wenn die Bürokratie halb so stark wäre!“

Sigfried Bruckbauer